企業では、取引先から受領した請求書（Invoice）に基づき、社内の経理部門へ支払処理を依頼するためにPayment Request（支払依頼書）を作成することがあります。
Payment Requestは社外へ送る請求書とは異なり、社内の承認・支払手続きを円滑に進めるための文書です。請求内容や支払期限、支払方法などを整理して記載し、必要に応じて請求書や契約書などの関連資料を添付します。
海外企業では専用のワークフローシステムを利用するケースも増えていますが、ExcelやPDF形式のPayment Requestを使用する企業も少なくありません。基本的な構成や英語表現を理解しておくことで、海外拠点とのやり取りにもスムーズに対応できます。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- Payment Requestは社内向け、Invoiceは社外向けの書類であり、用途を混同しないことが重要です。
- 請求書番号・支払金額・支払期限・承認欄など、経理担当者がすぐ確認できる構成にまとめます。
- 通貨や支払理由を簡潔に明記し、必要に応じてInvoiceや契約書を添付することが実務のポイントです。
Payment RequestとInvoiceの違い
Payment RequestとInvoiceは混同されやすい書類ですが、用途や作成者、提出先は大きく異なります。それぞれの役割を理解して使い分けることが大事です。
Invoiceは、商品やサービスを提供した企業が取引先へ代金を請求するために発行する書類です。一方、Payment Requestは、受領した請求書に基づいて、自社の経理部門へ支払いを依頼する社内文書です。つまり、Invoiceは社外との取引で使用されるのに対し、Payment Requestは社内手続きを目的として作成されます。
Payment Requestには請求書番号や支払金額だけでなく、支払理由や承認者など、自社の承認フローに必要な情報も含まれます。そのため、Invoiceを添付資料として提出し、Payment Requestには支払処理に必要な情報のみを整理して記載する企業も少なくありません。経理担当者は、この2つの書類を正しく使い分けることで、支払漏れや二重払いなどのミスを防ぐことができます。
Invoiceについては下記の記事をご覧ください。
支払依頼書の構成
Payment Requestは、経理担当者が必要な情報をすぐに確認できるよう、シンプルで分かりやすい構成にまとめることがポイントです。
また、支払金額の内訳や支払理由を簡潔に記載しておくと、承認者や経理担当者が内容を把握しやすくなります。最後に承認欄（Approval）や処理日（Processing Date）を設け、社内決裁の記録として利用します。
一般的な項目は次のとおりです。
- Request Date（申請日）
- Request Number（申請番号）
- Requestor（申請者）
- Department（部署）
- Payee（支払先）
- Invoice Number（請求書番号）
- Payment Method（支払方法）
- Due Date（支払期限）
- Amount（支払金額）
- Description（支払内容）
- Approval（承認欄）
支払依頼書を作成するときのポイント
Payment Requestは、承認者や経理担当者が短時間で内容を理解できることが重要です。
そのため、請求書番号や支払金額、支払期限などの基本情報は漏れなく記載し、通貨（USD、EUR、JPYなど）も必ず明記しましょう。また、支払理由は「Consulting Fee」「Software License」「Office Supplies」など簡潔に記載すると分かりやすくなります。
海外送金の場合は、銀行振込先や契約番号、購入注文番号（Purchase Order Number）などを追記する企業もあります。申請書だけでは判断できない場合もあるため、Invoiceや契約書を添付することも実務では一般的です。
実務で使えるテンプレート
PAYMENT REQUEST
Request Date: June 15, 2026
Request No.: PR-2026-0615
Requestor Information
Name: Taro Suzuki
Department: Sales Department
Payee Information
Company: Global Office Supplies Ltd.
Invoice No.: INV-45872
Invoice Date: June 5, 2026
Payment Details
Payment Method: Bank Transfer
Due Date: June 30, 2026
| Description | Amount |
| Office Supplies | USD 2,500 |
| Shipping Fee | USD 200 |
Total Amount: USD 2,700
Reason for Payment
Payment for office supplies purchased under Purchase Order No. PO-2026-102.
Approval
Requested by: ___________________
Approved by: ____________________
Processing Date: ________________
支払期限の表現
支払期限は、経理処理を円滑に進めるうえで重要な項目です。Payment Requestでは、支払時期や緊急度が分かる表現を用います。
支払期限を示す表現
- Payment is due on June 30, 2026.
（支払期限は2026年6月30日です。）- Please process this payment by the due date.
（支払期限までに処理をお願いいたします。）- This payment requires processing before the due date.
（支払期限前までの処理が必要です。）
支払を依頼する表現
- We kindly request payment processing for the attached invoice.
（添付請求書の支払処理をお願いいたします。）- Please arrange payment in accordance with the invoice terms.
（請求書の支払条件に従って手配をお願いいたします。）- Please approve this payment request.
（本支払依頼をご承認ください。）
支払方法を示す表現
- Payment should be made by bank transfer.
（銀行振込でお支払いください。）- The payment will be made in USD.
（支払いは米ドル建てです。）- Please refer to the attached invoice for payment details.
（支払詳細は添付の請求書をご参照ください。）
purchase order＝注文書（英辞郎）
approval=承認、許可（英辞郎）
まとめ
Payment Requestは、請求書に基づいて社内の経理部門へ支払処理を依頼するための重要な文書です。支払先や金額、支払期限などの情報を分かりやすく整理することで、承認や経理処理をスムーズに進めることができます。
社外向けのInvoiceとは目的が異なるため、社内で必要な情報を簡潔かつ正確にまとめることがポイントです。テンプレートを用意しておけば、申請内容のばらつきを防ぎ、支払業務の効率化にもつながるでしょう。
