海外の取引先やグループ会社の担当者、採用候補者など、外国人の来客を迎える機会が増えている企業も多いのではないでしょうか。その際、訪問日時や受付方法、持ち物、担当者の連絡先などを事前に案内するために作成するのが「来客案内文（Visitor Information）」です。
来客案内文は、来訪者が迷うことなく会社を訪問できるよう、必要な情報を分かりやすく整理して伝えることが目的です。特に外国人の来訪者に対しては、日本のオフィスビルの受付システムや入館手続きが分かりにくい場合もあるため、できるだけ具体的な案内を心掛けることが大切です。
今回は、総務担当者が知っておきたい英文来客案内文の基本構成や、すぐに使えるテンプレート、受付で役立つ英語表現をご紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- 英文来客案内文は、歓迎の言葉・訪問日時・場所・受付方法・持ち物・連絡先で構成するのが基本です。
- 外国人来訪者にはビル名や階数、受付手続きを具体的に案内することで迷わせずに済みます。
- 受付や入館証、待機場所に関する定番の英語表現を覚えておくと、来客対応がスムーズになります。
来客案内の構成
英文来客案内文は、一般的に次のような構成で作成します。
- 訪問のお礼・歓迎の言葉
- 訪問日時
- 訪問場所・住所
- 受付方法
- 持ち物や注意事項
- 担当者の連絡先
来訪者が必要な情報を一目で確認できるよう、箇条書きや見出しを活用すると分かりやすくなります。
① 訪問のお礼・歓迎の言葉
最初に、訪問への感謝や歓迎の意を伝えます。
- Thank you for visiting our office.
- We look forward to welcoming you to our office.
- Thank you for taking the time to meet with us.
② 訪問日時
日時は誤解を避けるため、曜日も併記すると親切です。
Date: Tuesday, October 15, 20XX
Time: 2:00 p.m.
③ 訪問場所・住所
ビル名や階数まで明記すると、来訪者が迷いにくくなります。
Address: ABC Building, 10th Floor
1-1-1 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo
④ 受付方法
来客案内文では、受付方法の説明が重要なポイントになります。
- Please check in at the reception desk on the first floor.
- Please inform the receptionist that you have an appointment with Mr. Tanaka.
- Please present this email upon arrival.
⑤ 持ち物・注意事項
必要に応じて、持ち物や入館時の注意事項を案内します。
- Please bring a photo ID.
- Please arrive ten minutes before the meeting.
- Visitor badges must be worn at all times.
⑥ 担当者の連絡先
万が一迷った場合に備え、連絡先を記載しておくと安心です。
Contact Person: Yuki Tanaka
Phone: +81-3-1234-5678
E-mail: yuki.tanaka@example.com
実務で使える英文来客案内文テンプレート
Visitor Information
Dear Mr. Smith,
Thank you for arranging a meeting with us. We look forward to welcoming you to our office.
Date: Tuesday, October 15, 20XX
Time: 2:00 p.m.
Location:
ABC Corporation
ABC Building, 10th Floor
1-1-1 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo
Reception Procedure:
Please check in at the reception desk on the first floor and inform the receptionist that you have an appointment with Mr. Tanaka.
Please bring a photo ID and arrive ten minutes before the meeting.
If you have any questions or need assistance, please contact me.
Kind regards,
Yuki Tanaka
Administration Department
ABC Corporation
procedure＝手順、手続き（英辞郎）
受付案内で使える英語
来客案内文では、来訪者がスムーズに入館できるよう、受付での手続きや待機場所、持ち物などを具体的に案内することが大切です。簡潔かつ丁寧な表現を用いるようにしましょう。
受付で手続きをお願いする
Please check in at the reception desk.
受付でお手続きをお願いいたします。
来訪者にまず受付へ向かってもらいたい場合に使う基本表現です。
Please check in at the reception desk on the first floor.
（1階の受付でお手続きをお願いいたします。）
面会する担当者名を伝えてもらう
Please inform the receptionist that you have an appointment with Mr. Tanaka.
田中と面会のお約束があることを受付へお伝えください。
担当者名を指定することで、受付手続きがスムーズになります。
Please inform the receptionist that you are visiting the Administration Department.
（総務部を訪問することを受付へお伝えください。）
receptionist＝受付係、フロント係（英辞郎）
身分証明書の提示をお願いする
Please present your photo ID.
顔写真付きの身分証明書をご提示ください。
セキュリティ上、本人確認が必要なオフィスでよく使われる表現です。
Please present your photo ID at reception.
（受付で顔写真付きの身分証明書をご提示ください。）
入館証を受け取ってもらう
Please collect your visitor badge at reception.
受付で入館証をお受け取りください。
大規模なオフィスビルやセキュリティが厳しい施設でよく使われます。
Please wear your visitor badge at all times while you are in the building.
（館内では常に入館証を着用してください。）
到着したら連絡してもらう
Please call us when you arrive.
到着されましたらお電話ください。
担当者が受付まで迎えに行く場合によく使用します。
Please call me upon arrival, and I will meet you in the lobby.
（到着されましたらお電話ください。ロビーまでお迎えに参ります。）
ロビーで待機してもらう
Please wait in the lobby until you are escorted.
担当者がお迎えに上がるまでロビーでお待ちください。
来訪者を一人でオフィス内へ入れない場合の定番表現です。
Please wait in the lobby until one of our staff members comes to meet you.
（担当者がお迎えに上がるまでロビーでお待ちください。）
まとめ
英文来客案内文は、来訪者が安心して会社を訪問できるよう、必要な情報を分かりやすく伝えるための文書です。作成する際は、訪問日時や場所だけでなく、受付方法や連絡先なども漏れなく記載し、来訪者が迷わないように配慮することが大切です。
また、定番の英語表現やテンプレートを用意しておけば、海外の取引先や採用候補者の来社対応もスムーズになります。ぜひ本記事で紹介したフレーズを活用し、分かりやすく丁寧な英文来客案内文の作成に役立ててみてください。
