社員の退職が決まった際、会社へ正式に退職の意思を伝えるために提出する文書が「退職通知書（Resignation Notice）」です。国内では「退職届」や「退職願」を提出するケースが一般的ですが、外資系企業や海外企業では、英文によるResignation NoticeやResignation Letterを提出することがあります。
退職通知書は、退職の意思を伝えるだけの文書ではなく、退職日を明確にし、業務の引き継ぎや社内手続きを円滑に進めるための重要な役割を果たします。また、退職時であっても、会社への感謝の気持ちや円満な関係を維持する姿勢を示すことが大切です。
今回は、人事担当者が知っておきたい英文Resignation Noticeの基本構成や、すぐに使えるテンプレート、退職理由で使われる定番表現を紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- 英文退職通知書は、退職の意思表示・最終出社日・退職理由・感謝の言葉・締めの挨拶で構成するのが基本です。
- 退職理由は詳細に説明する必要はなく、前向きで簡潔な表現を用いることが一般的です。
- 感謝の言葉を添え、円満な関係を維持する姿勢を示すことが、良好な退職につながります。
退職通知の構成
英文Resignation Noticeは、退職の意思を会社へ正式に伝えるための文書です。退職日や退職理由などの必要事項を簡潔に記載し、会社が退職手続きや業務の引き継ぎを円滑に進められるよう配慮することが求められます。
また、退職通知書は退職時の最後の正式なコミュニケーションの一つでもあります。そのため、退職の意思を明確に示しつつも、これまでの支援や経験に対する感謝の気持ちを伝えることが一般的です。
英文Resignation Noticeは、通常、次のような構成で作成します。
- 日付（Date）
- 宛名（Recipient）
- 退職の意思表示（Statement of Resignation）
- 最終出社日・退職日（Last Working Day）
- 退職理由（Reason for Resignation）
- 感謝の言葉（Expression of Gratitude）
- 締めの挨拶・署名（Closing and Signature）
resignation=辞職（Weblio）
① 日付（Date）
文書を提出した日付を記載します。
September 1, 20XX
② 宛名（Recipient）
直属の上司や人事部長宛てに作成するのが一般的です。
To: Mr. John Smith, Human Resources Director
③ 退職の意思表示（Statement of Resignation）
退職する意思を簡潔かつ明確に伝えます。
Please accept this letter as my formal notice of resignation from my position as Marketing Manager.
④ 最終出社日・退職日（Last Working Day）
雇用契約や社内規程に従い、最終勤務日を明記します。
My last working day will be October 31, 20XX.
⑤ 退職理由（Reason for Resignation）
詳細な説明は必須ではありませんが、簡潔に理由を記載することがあります。
I have decided to pursue another career opportunity.
⑥ 感謝の言葉（Expression of Gratitude）
これまでの支援や経験への感謝を伝えます。
I would like to thank you for the opportunities and support I have received during my employment.
⑦ 締めのあいさつ・署名（Closing and Signature）
最後に、会社の発展を祈る一文を添えることもあります。
I wish the company continued success in the future.
実務で使えるテンプレート
Resignation Notice
Date: __________________
To: __________________
Please accept this letter as my formal notice of resignation from my position as __________________.
My last working day will be __________________.
I have decided to resign due to __________________.
I sincerely appreciate the opportunities and support I have received during my employment with the Company.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
Employee Name
退職理由の表現
退職理由は、必ずしも詳しく説明する必要はありません。退職通知では、前向きで簡潔な表現が好まれます。以下では、よく使われる定番表現をご紹介します。
前向きな理由を伝える表現
英文の退職通知書では、転職やキャリアチェンジなどの理由で退職する場合、前向きな表現を用いるのが一般的です。具体的な事情を詳しく説明する必要はなく、将来の目標や新たな挑戦に焦点を当てた表現を使うことで、円満な印象を与えられます。
- I have decided to pursue another career opportunity.
別のキャリアの機会に挑戦することを決めました。- I have decided to pursue a new career path.
新たなキャリアの道に進むことを決めました。- I have decided to pursue other professional goals.
新たな目標に挑戦することを決めました。
pursue＝遂行する（Weblio）
個人的な事情を伝える表現
家庭の事情や健康上の理由など、プライベートな事情で退職する場合は、詳細を記載する必要はありません。簡潔で丁寧な表現を用いるのが一般的です。
- I have decided to resign for personal reasons.
一身上の都合により退職することを決めました。- I have decided to resign due to family circumstances.
家庭の事情により退職することを決めました。- I have decided to resign due to health reasons.
健康上の理由により退職することを決めました。
退職理由を詳しく書く必要はない
英文のResignation Noticeでは、退職理由を詳細に説明することは一般的ではありません。むしろ簡潔で前向きな表現を用いることで、会社との良好な関係を維持しながら退職手続きを進めることができます。
まとめ
英文Resignation Noticeは、退職の意思と退職日を正式に伝えるための重要な文書です。作成する際は、退職の意思を明確に示すとともに、感謝の言葉を添え、簡潔で丁寧な内容にまとめることが大切です。
また、退職理由については詳細を記載する必要はなく、「for personal reasons」や「to pursue another career opportunity」などの定番表現を用いることで、円満な退職につながりやすくなります。
定番のテンプレートやフレーズを活用し、状況に応じた適切な英文退職通知書を作成しましょう。
