システム障害、商品の不具合、顧客対応でのトラブルなど、業務の現場ではさまざまな問題が発生します。これらの出来事の内容や原因、対応策を記録する文書がIncident Reportです。
incident は「出来事」「事案」を意味し、ビジネスでは、事故や重大な問題につながる可能性のある事象を指すことが一般的です。Incident Reportは、事実を正確に共有し、再発防止につなげるための重要な書類です。
この記事では、実務でそのまま使える英文テンプレートと、各項目の書き方、客観的な表現のコツをご紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- Incident Reportは、業務上のトラブルや異常を記録する報告書で、「何が起きたか」「なぜ起きたか」「どう対応したか」を整理して共有するために作成する。
- 一般的な構成は、発生状況・原因・対応内容・再発防止策など7つの項目で、事実を時系列に沿って記載することが重要。
- 感情や推測を避け、客観的な英語表現を使って簡潔に報告することで、関係者への正確な情報共有と再発防止につながる。
Incident Reportの基本構成
Incident Reportは、問題の発生から対応完了までの流れを記録する文書です。「何が起こったか」「なぜ起こったか」「どう対応したか」を整理して記載します。
一般的な英文Incident Reportは、次の7つのパートで構成されます。
- Report Information（報告書情報）
- Persons Involved（関係者情報）
- Incident Details（発生状況）
- Cause Analysis（原因）
- Resolution（対応内容）
- Preventive Actions（再発防止策）
- Reported By / Signature（報告者・署名）
①Report Information（報告書情報）
報告書の作成日と提出先を記載します。
- Date：報告書を作成した日付
- To：提出先の役職名や部署名
②Persons Involved（関係者情報）
インシデントに関係した人物や組織を記載します。
- 顧客名
- 担当者名
- 所属部署
③Incident Details（発生状況）
いつ、どこで、何が起こったのかを客観的に記載します。
- Date and Time of Incident
- Subject
- Details / Circumstances
Subject: Delay in Product Shipment
Details / Circumstances：
The customer reported that the ordered products had not arrived by the promised delivery date.
④Cause Analysis（原因）
問題が発生した理由を記載します。
The shipping request was not processed due to a system input error.
⑤Resolution（対応内容）
実際に取った対応を記載します。
The shipment was arranged immediately, and the customer was informed of the revised delivery schedule.
⑥Preventive Actions（再発防止策）
同じ問題を防ぐための対策を書きます。
A double-check procedure will be introduced before submitting shipping requests.
⑦Reported By / Signature（報告者・署名）
報告者の氏名と署名を記載します。
incident report=事故報告（英辞郎）
そのまま使えるIncident Reportテンプレート
一般的な社内報告書として使いやすい形式に整えたテンプレートです。
INCIDENT REPORT
Date: May 15, 2026
To: Operations Manager
Persons Involved:
Customer: ABC Trading Co.
Employee: Taro Yamada, Customer Support Department
Date and Time of Incident:
May 14, 2026, 2:30 p.m.
Subject:
Delay in Product Shipment
| Details / Circumstances |
| The customer reported that the ordered products had not arrived by the promised delivery date. |
| Cause |
| The shipping request was not processed due to a system input error. |
| Resolution |
| The shipment was arranged immediately, and the customer was informed of the revised delivery schedule. |
| Preventive Actions |
| A double-check procedure will be introduced before submitting shipping requests. |
| Remarks |
| No financial loss was reported. |
Reported By:
Taro Yamada
Signature: ________________________
Remark=意見、所見（英辞郎）
事実を客観的に書く英語表現
Incident Reportでは、感情的な表現や推測を避け、確認できた事実を時系列に沿って記載することが基本です。誰が読んでも同じように状況を理解できる、明確で簡潔な表現を心がけましょう。
発生状況を表す表現
The issue was identified during a routine check.
定期点検中に問題が発見されました。The customer reported a delay in delivery.
顧客から納品の遅延について連絡がありました。The system stopped responding at approximately 3:00 p.m.
午後3時頃、システムが応答しなくなりました。Incorrect information was sent to the customer.
誤った情報が顧客に送信されました。
原因を説明する表現
The issue was caused by an input error.
この問題は入力ミスによって発生しました。The shipment was delayed due to severe weather conditions.
悪天候により、出荷が遅れました。The issue resulted from a communication breakdown between departments.
部門間の連絡不足が原因でした。The problem occurred because the approval process was not completed.
承認手続きが完了していなかったため、問題が発生しました。
対応を表す表現
The customer was contacted immediately.
顧客には直ちに連絡しました。The affected data was corrected.
該当するデータを修正しました。The issue was resolved on the same day.
問題は当日中に解決しました。A replacement product was shipped.
代替品を発送しましたThe system was restarted to restore normal operation.
システムを再起動し、正常な動作を回復しました。The relevant departments were notified.
関係部署に連絡しました。
再発防止策を表す表現
Additional checks will be implemented.
追加の確認手順を導入します。A new approval step will be added.
新たな承認ステップを追加します。A checklist will be introduced before shipment.
出荷前のチェックリストを導入します。Access permissions will be reviewed regularly.
アクセス権限を定期的に見直します。The updated procedure will be shared with all team members.
改訂した手順を全担当者に周知します。
まとめ
Incident Reportは、業務上のトラブルや異常が発生した際に、その内容、原因、対応、再発防止策を整理して記録するための重要な文書です。問題が発生したときの状況を正確に残しておくことで、関係者との情報共有がスムーズになり、同じミスの再発を防ぐことにもつながります。
今回ご紹介したテンプレートを活用しながら、事実を簡潔かつ客観的に伝える英語表現を身につけていきましょう。
