社員が就業規則や社内ルールに違反した場合、企業は状況に応じて懲戒処分を行うことがあります。その際、処分内容や理由を正式に通知する文書が懲戒通知文（Disciplinary Notice）です。
海外拠点や外国籍社員が在籍する企業では、英語による通知文を作成するケースもあります。懲戒通知文では、事実に基づいて処分内容や適用規程を明確に記載することが大事です。
この記事では、英文懲戒通知文の基本的な構成やテンプレート、警告や処分を伝える際によく使われる英語表現について解説します。
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<h2 style=”margin-top: 0; font-size: 1.25rem;”>この記事の3行まとめ（AI要約）</h2>
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<li><strong>懲戒通知文は、社員の規程違反に対する処分内容や理由、適用規程を正式に通知し、会社の判断を記録として残す文書である。</strong></li>
<li><strong>構成は宛先・通知日、処分内容、処分理由、発効日、異議申し立て・問い合わせという項目でまとめるのが一般的である。</strong></li>
<li><strong>written warningやsuspension without pay、terminationなど処分内容に応じた定番の英語表現を使い分けることが重要である。</strong></li>
</ul>
</section>
懲戒通知とは？
懲戒通知とは、従業員が就業規則や社内規程に違反した場合に、会社が懲戒処分の内容や理由を正式に通知するための文書です。処分を一方的に伝えるだけではなく、どのような事実に基づいて、どの規程を適用したのかを明確に示し、会社の判断を正式な記録として残す役割があります。
懲戒処分の対象となる事例には、無断欠勤の繰り返し、勤務態度の著しい不良、会社の機密情報の漏えい、ハラスメント行為、経費の不正請求などがあります。違反の内容や程度によって、口頭注意や文書警告、減給、出勤停止、懲戒解雇など、処分の内容は異なります。
例えば、従業員が事前の連絡なく無断欠勤を繰り返した場合には、Written Warning（文書警告）を通知することがあります。一方、機密情報を社外へ無断で持ち出したような重大な規程違反では、Suspension Without Pay（無給停職）やTermination of Employment（雇用終了・解雇）など、より重い処分が検討されることもあります。
懲戒通知の構成
懲戒通知文には、処分内容だけでなく、その理由や適用される社内規程などを明確に記載します。一般的には、次のような項目で構成されます。
宛先・通知日（Recipient and Date）
通知日や対象となる従業員名などの基本情報を記載します。
処分内容（Disciplinary Action）
戒告、減給、出勤停止など、実施する処分を明記します。
処分理由（Reason for Disciplinary Action）
規程違反の内容や事実関係を、客観的かつ具体的に説明します。
発効日（Effective Date）
処分が適用される日を記載します。
異議申し立て・問い合わせ（Appeal Procedure）
異議申し立ての方法や問い合わせ先がある場合は、その内容を記載します。
テンプレート
Disciplinary Notice
Date: August 1, 2026
Dear Mr. Smith,
This letter serves as formal notice of disciplinary action regarding a violation of the Company’s work rules.
After reviewing the circumstances, the Company has decided to issue you a written warning due to repeated unauthorized absences from work.
This action is taken in accordance with the Company’s personnel regulations and code of conduct.
This disciplinary action will take effect on August 5, 2026.
We expect you to comply with all Company policies and maintain appropriate standards of conduct going forward.
If you have any questions regarding this notice, please contact the Human Resources Department.
Sincerely,
Human Resources Department
ABC Corporation
disciplinary＝〔規則に従わない人を罰するための〕懲戒の［に関する］（英辞郎）
written warning＝警告状（Weblio）
警告・処分の英語表現
懲戒通知では、事実を客観的に伝えながら、処分内容や今後の対応を明確に示すことが重要です。ここでは、よく使われる英語表現を紹介します。
警告を伝える表現
- This letter serves as a formal written warning.
（本書は正式な文書警告です。）- Your conduct does not meet the Company’s standards.
（あなたの行為は会社の基準を満たしていません。）- You are expected to correct this behavior immediately.
（直ちにこの行動を改善することが求められます。）- Any further violations may result in additional disciplinary action.
（今後同様の違反があった場合は、さらに懲戒処分が科される可能性があります。）
処分を伝える表現
- The Company has decided to issue a written warning.
（会社は文書による警告を行うことを決定しました。）- You will receive a disciplinary suspension without pay.
（あなたには無給の出勤停止処分が科されます。）- Your salary will be reduced in accordance with Company policy.
（会社規程に基づき、給与を減額します。）- This disciplinary action will take effect on September 1, 2026.
（本懲戒処分は2026年9月1日より適用されます。）
今後の対応を示す表現
- Any further violations may result in additional disciplinary action.
（今後さらに違反があった場合、追加の懲戒処分が行われる可能性があります。）- We expect you to comply with all Company policies going forward.
（今後は会社のすべての規程を遵守することを求めます。）- Failure to demonstrate improvement may lead to further action.
（改善が見られない場合、さらなる措置を講じる可能性があります。）
まとめ
英文懲戒通知文は、従業員の規程違反や不適切な行為に対して、会社の判断や対応を正式に伝える重要な人事文書です。作成する際は、処分内容だけでなく、対象となる行為、適用される規程、処分の開始日などを明確に記載し、客観的で公平な表現を用いることが大切です。
特に懲戒に関する通知は、従業員との認識の違いやトラブルを防ぐためにも、事実に基づいた明確な文章にすることが必要です。警告や処分の内容に応じて適切な英語表現を選ぶことで、海外拠点や外国籍社員にも正確に意図を伝えられる文書を作成できます。
テンプレートや定型表現を活用しながら、自社の就業規則や人事制度に合わせて調整することで、実務で利用できる英文懲戒通知文を効率的に作成できるでしょう。
