英文ビジネスメールやメッセージを書くとき、「何から書けばいいのかわからない」、「日本語をそのまま英語にしていいの？」と迷った経験はありませんか？
実は、英文メールには定番の「型」があります。構成（Structure）・よく使う語句・最低限のマナーを押さえてしまえば、内容を入れ替えるだけで、伝わる英文が書けるようになります。
本記事では、英語でビジネスメールやビジネスメッセージを書く際の基本構成と考え方を、例文付きで解説します。
なお、ここでいう「メッセージ」とは、「Slack・Teams・Chatwork」 などのビジネスチャットで使う短い英文を指します。
英文ビジネスメールの基本構成
まずは構成（Structure）の全体像を押さえましょう。英文メールは、次の流れで書くのが基本です。
件名（Subject）
宛名（Salutation）
書き出し（Opening）
本文（Body）
結び（Closing）
署名（Signature）
この順番は、ほとんどのビジネスメールで共通です。
”Structure”はthe state of being well organized or planned with all the parts linked together; a careful plan
構成にそった具体的なポイント
ここでは、件名から署名まで、それぞれの要点と注意点を整理します。構成を理解すれば、伝えたい内容を無理なく、分かりやすく伝えられるようになります。
件名：Subject
件名は目安として6〜8単語程度で・具体的に・相手目線で書きます。「何についてのメールか」が一目でわかることが重要です。
Confirmation of April 10 Meeting Schedule
（4月10日の会議の確認）
Request for Updated Specifications of Product X
（製品Xの最新仕様についてのお願い）
宛名：Salutation
日本語の「〇〇様」にあたる部分です。英語でも宛名は必須です。
・面識のない人、クライアントなどに初めてメールをするとき：Dear + 敬称つきの名字
Dear Mr. Smith,
Dear Ms. Brown,
・ビジネス上の関係があり、相手がファーストネームで呼ぶ文化の場合
Dear John,
・普段メールのやり取りをしている相手：Hello / Hi + ファーストネーム
Hi John, / Hello John,
・名前がわからない場合
相手の名前がわからない場合も宛名は入れましょう。
Dear Sir or Madam,（相手の名前も性別も知らない場合）
・担当者および担当部署が分からない場合
To whom it may concern,（ご担当者様へ）
・一斉送信の場合
Dear All,
Dear Colleagues,
Dear Customers,
ビジネスでは、敬称（Mr., Ms., Dr.）や役職への配慮が信頼感につながります。
書き出し：Opening
書き出しは、メール全体の印象を左右する大切な部分です。あいさつを入れますが、日本のビジネスメールのような時候のあいさつは不要です。丁寧さと簡潔さのバランスを意識しましょう。
あいさつ（Greeting）
英文メールの書き出しは、短く自然でOKです。日本語メールでよく使う「お世話になっております」は、英語ビジネスメールでは基本的に入れなくてもかまいません。
【定番】
I hope you are doing well.
I hope this email finds you well.
（お元気でお過ごしのことと思います）
【お礼から始める】
Thank you for your time yesterday.
（昨日はお時間をありがとうございました）
【久しぶりの連絡】
It’s been a while since we last spoke.
（ご無沙汰しています）
【その他】
Thank you for your email.
（メールありがとうございます）
自己紹介（Self-introduction）
初めて連絡する相手には、簡単な自己紹介を入れます。
My name is Nao Aida from ABC Corporation. This is my first time contacting you.
ABC社の相田と申します。初めてご連絡いたします。
長い会社説明は不要です。
本文：Body
本文では、要点をわかりやすく伝え、相手への配慮が伝わる丁寧な表現を心がけましょう。簡潔で礼儀正しい文章は、読み手の理解を助け、円滑なコミュニケーションにつながります。
要旨（Main Point）
依頼・確認・報告など、「なぜこのメールを送っているか」の目的を明確に書きます。
I am writing to confirm the meeting scheduled for December 5.
12月5日に予定している会議について確認のためご連絡しています。
まず結論・目的から書くことをおすすめします。「何の話か」がスムーズに伝わります。
詳細（Details）
「いつ・どこで・何を・どうするか」といった必要な背景や条件を簡潔に補足します。
The meeting will take place from 10:00 to 11:00 a.m. via Microsoft Teams.
I will send you the meeting link by the end of the day.
Please let me know if the schedule does not work for you.
会議は10:00〜11:00に Microsoft Teams にて実施予定です。
ミーティングリンクは本日中にお送りします。
ご都合が合わない場合はお知らせください。
結び：Closing
英語では日本語の「よろしくお願いします」に完全一致する表現はありません。
目的に応じて締めくくります。
【対応を促す】
I would appreciate your feedback by Friday.
（金曜までにご意見をいただけますと幸いです）
【サポート姿勢を示す】
Please let me know if you have any questions.
（ご不明点があればお知らせください）
結びのあいさつ（Sign-off）
状況や相手との関係性に応じて表現を使い分けます。
【カジュアル】
Thanks,
【標準】
Best regards,
Kind regards,
【ややフォーマル】
Sincerely,
Regards,
【フォーマル（主に英国式）】
Yours sincerely,
Yours faithfully,（相手の名前が不明な場合）
”Yours sincerely”はused at the end of a formal letter before you sign your name, when you have addressed somebody by their name
署名：Signature
署名は次の順で書くのが一般的です。
「氏名・役職（ある場合）・所属部署・会社名・連絡先（電話番号、メールアドレス）」
Nao Aida
Manager
Marketing Department
ABC Corporation
Phone: +81-3-xxxx-xxxx
Email: nao.aida@abc.co.jp
ビジネスメッセージ（チャット）の構成
英文ビジネスメッセージでは簡潔さと明確さが最優先です。
メッセージ（チャット）では、宛先の代わりに「メンション（mention）」機能を使います。
Slack / Teams： @名前 を入力
Chatwork： TO を選択
本文（Main Message）
目的（Purpose）→詳細（Details）→依頼・次の行動（Action / Request）の順で書きます。
なお、メールと違って件名欄がないので、最初の一文が「件名の代わり」になります。
結び（Closing）
Thanks!
Best regards,
など
署名は基本不要です。
@Alex
Regarding our meeting scheduled for April 10, I would like to confirm the time.
We currently have it planned for 10:00 a.m. (JST).
Could you please let me know if this works for you?
Thanks!
@Alex
4月10日の会議日程について確認のためご連絡しました。
現在、日本時間の午前10時で予定しております。
この時間でご都合はいかがでしょうか。
まとめ
英文メールもビジネスメッセージも、基本の構成を意識するだけで、伝わりやすさは大きく変わります。件名や書き出しで目的を示し、本文では要点から伝えることが重要です。型を身につければ、やり取りもスムーズになり、英語でのビジネスコミュニケーションに自信が持てるようになるでしょう。
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