海外とのやり取りがある企業では、経費精算書も英語で作成することがあります。海外出張の交通費、顧客との会食費、業務用の備品購入など、従業員が立て替えた費用を会社に請求する際に使うのが Expense Report （経費精算書）です。
ビジネス資料は、日常業務でよく使われるだけでなく、TOEICのPart 6でも出題されることがあります。基本的な構成や定番表現を知っておけば、試験対策にも実務にも役立ちます。
この記事では、Expense Reportの基本構成、そのまま使える英文テンプレート、よく使う英語表現をわかりやすく紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- Expense Report（経費精算書）は、従業員が立て替えた経費を会社へ申請するための英語書類で、海外業務やTOEIC対策でも重要なビジネス文書。
- 基本構成は、基本情報・支出明細・合計欄・署名欄・承認欄の5要素で成り立っており、定番表現を押さえることがポイント。
- 金額や日付の書き方、注意書きや例外説明の英語表現まで理解しておくと、実務でもスムーズに英文経費精算書を作成できる。
経費精算でよく使う基本英語
経費精算書には、決まった用語が頻繁に登場します。まずは基本語彙を押さえておきましょう。
| 日本語 | 英語 |
| 経費精算書 | Expense Report |
| 払い戻し | Reimbursement |
| 領収書 | Receipt |
| 承認 | Approval |
| 提出 | Submission |
expense report=経費報告書［明細書］（英辞郎）
英文Expense Reportの基本構成
英文のExpense Reportは、業務で発生した支出を会社に報告し、払い戻しを受けるための書類です。形式は会社によって異なりますが、基本的な構成はほぼ共通しています。
一般的なExpense Reportは、次の5つの要素で構成されます。
- Report Header（基本情報）
- Expense Table（支出明細）
- Expense Summary（合計欄）
- Employee Certification（申請者確認）
- Approval Section（承認欄）
Report Header（基本情報）
書類の冒頭には、申請者情報や対象期間を記載します。
- Report Date（作成日）
- Reporting Period / Pay Period（対象期間）
- Employee Name（氏名）
- Department（部署名）
Expense Table（支出明細）
経費の内容を1件ずつ記載する表です。
- Date（日付）
- Payee / Vendor（支払先）
- Category（費目）
- Description（内容）
- Amount（金額）
Expense Summary（合計欄）
各支出の合計と最終的な払い戻し額を記載します。
- Subtotal（小計）
- Advance Received（前払い金）
- Total Reimbursement（払い戻し額）
Employee Certification（申請者確認）
申請者の署名欄です。
- Employee Signature（申請者署名）
Approval Section（承認欄）
上長や経理担当者の承認欄です。
- Approved By（承認者）
- Approval Date（承認日）
approval~承認、同意（英辞郎）
そのまま使える英文テンプレート
EXPENSE REPORT
Report Date: __________________
Reporting Period:
From __________________ To __________________
Employee Name: __________________
Department: __________________
| Date Payee | Vendor | Category | Description | Amount |
| May 2 | ABC Hotel | Accommodation | Hotel stay | $180.00 |
| May 3 | Tokyo Taxi | Transportation | Taxi to client office | $45.00 |
| May 3 | Office Depot | Office Supplies | Printer paper and pens | $28.50 |
Subtotal: $253.50
Advance Received: $50.00
Total Reimbursement: $203.50
Employee Signature: __________________
Approved By: ________________________
Approval Date: ______________________
Category欄で使える定番表現
Category欄には、用途別に下記のように記入します。
| 用途 | 英語表現 |
| 交通費 | Transportation |
| タクシー代 | Taxi fare |
| 航空券代 | Air fare |
| 宿泊費 | Accommodation |
| 食事代+チップ代 | Meals and tips |
| 郵送費 | Postage |
金額の英語表現：通貨表記の基本ルール
Expense Reportでは、金額を正確かつ見やすく記載することが大切です。英語の書類では、通貨記号と数字の書き方に一定のルールがあります。代表的な通貨記号は次のとおりです。
USドル：$125.00
日本円：¥18,500
ユーロ：€72.40
ドルやユーロは小数点以下2桁まで記載するのが一般的です。
日付の英語表現
Expense Reportでは、日付を統一した形式で記載します。月名を英語で書くと、国による表記の違いによる誤解を防げます。
よく使われる表記は下記のようになります。社内で指定された書式がある場合はそれに従いましょう。
May 2, 2026（米国式）
2 May 2026（英国式）
2026-05-02（国際標準）
精算に関する注意書きの英語表現
Expense Reportには、提出ルールに関する注意書きが添えられることがあります。
Receipts are required for all expenses.
すべての経費に領収書が必要です。
Expenses without receipts will not be reimbursed.
領収書のない経費は払い戻しの対象になりません。
Please attach all supporting documents.
関連書類をすべて添付してください。
Submit this report within seven business days.
この報告書は7営業日以内に提出してください。
All expenses are subject to manager approval.
すべての経費は上長の承認が必要です。
Please provide a business purpose for each expense item.
各経費の業務目的を記載してください。
例外事項の説明
領収書の紛失や特別な事情がある場合には、簡単な説明を添えます。
Receipt unavailable due to vendor system issue.
店舗のシステム障害により領収書を取得できませんでした。
Taxi was used because no public transportation was available.
公共交通機関が利用できなかったため、タクシーを利用しました。
Meal expense exceeded the standard limit due to a client dinner.
顧客との夕食のため、食事代が通常の上限を超えました。
まとめ
Expense Reportは、英語でのビジネス文書の中でも実務でよく使われる基本書類の一つです。
構成は以下のようになります。
- 基本情報（Report Header）
- 支出明細（Expense Table）
- 合計欄（Expense Summary）
- 署名欄（Employee Signature）
- 承認欄（Approval Section）
この記事のテンプレートを参考に、自分の業務に合わせて書き換えてみてください。英語の経費精算書も、慣れれば「いつもの書類」として気軽に扱えるようになるでしょう。
