海外取引では、請求書を送付しても期日どおりに入金されないことがあります。そのような場合に送るのが、支払い遅延時の英文連絡文（Payment Reminder Letter）です。
日本語で「督促状」と言うと、かなり強い文書をイメージするかもしれません。しかし、英語のビジネスコミュニケーションでは、まずは丁寧かつ事務的に状況を伝えるのが一般的です。
通常は、初回のリマインド→2回目の督促→最終通知という流れで連絡するケースがあります。
今回は、営業担当者が取引先との関係を維持しながら、未入金の事実を伝え、支払いを依頼するための英文テンプレートと定番表現を紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- Payment Reminder（支払い督促連絡）は、未入金の事実を伝え、支払いを促すための英文ビジネス文書であり、まずは丁寧かつ事務的な表現で連絡するのが基本です。
- 督促文には請求書番号、未払い金額、支払期限、振込先情報を明記し、相手がすぐに対応できるようにします。
- 支払い依頼は明確に伝えつつも、感情的な表現を避けて冷静かつビジネスライクな文面を心がけることが重要です。
支払い遅延時の英文連絡文とは
Payment Reminder Letter は、支払期限を過ぎても入金が確認できない場合に送る通知文です。次のような役割があります。
- 支払い遅延の事実を共有する
- 支払金額や対象請求書を明確にする
- 支払い期限を再設定する
- 必要に応じて今後の対応を伝える
Payment Reminder=支払い督促状（英辞郎）
Payment Reminder（督促連絡）の基本構成
英文の督促連絡は、次の流れで書くと自然です。
① 支払い遅延の事実を伝える
最初に、入金がまだ確認できていないことを簡潔に伝えます。
② 請求内容を明記する
以下の情報を明記します。
- 請求書の発行日（Invoice Date）
- 支払いが遅延している請求書番号や内容（Invoice No. / Description）
- 未払い金額（Amount Due）
- 支払いの最終期限（Payment Deadline）
- 振込先（Bank Account Details）
③ 支払いを依頼する
相手に支払い手続きをお願いする一文を入れます。
④ 今後の対応を伝える（必要に応じて）
2回目以降の連絡では、延滞料金や法的対応に触れることもあります。
⑤ 送金済みの可能性がある場合の一文
行き違いを防ぐための定番表現です。
If payment has already been made, please disregard this notice.
すでにお支払い済みの場合は、本通知はご放念ください。
そのまま使える英文テンプレート
Payment Reminder
ABC Trading Co.
25 Market Lane
Central City
100-1000 Japan
Tel: +81-3-1234-5678
May 20, 2026
Mr. Robert Johnson
Accounts Payable Department
XYZ News Company
88 Harbor Avenue
Westport 200-2000
USA
Dear Mr. Johnson,
Our records indicate that payment for Invoice No. AT-2026-041, dated April 15, 2026, for monthly consulting services provided in April 2026, in the amount of USD 12,450, which was originally due on May 10, 2026, has not yet been received.
We would appreciate it if you could arrange payment by May 27, 2026.
Payment should be remitted to the following bank account:
Bank: ABC Bank
Branch: Main Office
Account Name: ABC Trading Co.
Account Number: 1234567
SWIFT Code: ABCDJPJT
If payment has already been made, please disregard this reminder.
Thank you for your prompt attention to this matter.
Sincerely,
John Smith
Sales Manager
ABC Trading Co.
Payment Reminderで使える丁寧かつ強めの表現
支払い督促では、支払いを明確に求める姿勢が必要です。ただし、感情的な言い回しは避け、事実を冷静に伝えることが重要です。ここでは、丁寧さを保ちながらも、支払いをしっかり促す表現を紹介します。
未払いの事実を伝える表現
支払いがまだ確認できていないことを伝える場合の伝え方です。
- Our records indicate that payment for Invoice No. 12345 remains outstanding.
当社の記録によれば、請求書12345号のお支払いがまだ確認できておりません。- We have not yet received payment for the above invoice.
上記請求書に対するお支払いをまだ受領しておりません。- The invoice is now overdue.
当該請求書の支払期限が過ぎております。
outstanding=「未払いの、未解決の」（英辞郎）
支払いを依頼する表現
支払いをお願いする際は、丁寧な表現を使いながらも、対応を求める姿勢を明確にします。
- Please arrange payment by June 10, 2026.
2026年6月10日までにお支払いくださいますようお願いいたします。- We would appreciate your prompt payment.
速やかにお支払いいただけますと幸いです。- Please settle the outstanding balance immediately.
未払い残高を速やかにご精算ください。
最終通知で使う表現
これが最後の連絡であることを伝える場合には、次のような表現が使えます。
- This is our final reminder regarding the above invoice.
上記請求書に関する最終のご案内です。- This matter requires your immediate attention.
本件につきましては至急のご対応をお願いいたします。- Unless payment is received by June 10, 2026, further action may be necessary.
2026年6月10日までにお支払いが確認できない場合は、さらなる対応が必要となる場合があります。
法的手段の告知
法的措置に言及する場合も、事務的で冷静な表現を用います。
- We may have to take legal action to recover the outstanding amount.
未払い金の回収のため、法的措置を講じる場合があります。- We reserve the right to pursue all available remedies.
当社は利用可能なあらゆる法的手段を講じる権利を留保します。- The matter may be referred to our legal counsel.
本件を当社の顧問弁護士に委ねる場合があります。
まとめ
支払い遅延時の英文連絡文（Payment Reminder）では、未入金の事実を明確に伝えつつも、丁寧で事務的な表現を使うことが重要です。
基本構成は、未払いの通知、請求内容の明記、支払い依頼、必要に応じた今後の対応の案内というシンプルな流れです。
督促連絡では、曖昧な表現よりも期限と対応を明確に示す表現が大切です。その一方で、取引先との関係を大事にするためにも、感情的な言い回しは避け冷静でビジネスライクな文面を心がけましょう。
