英文事務は英語力を活かせる仕事の一つとして人気の職種。
でも
- どれくらいの英語力があればいいんだろう？
- 他にはどんなスキルが必要なんだろう？
と疑問に思いませんか？
そこで今回は、英文事務として5年のキャリアを持つ筆者が、実際に必要だった英語力とスキルについて感じたことをまとめます！
これから英文事務を目指す人はぜひ参考にしてください。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- 英文事務ではTOEICのスコア以上に、実務で英語を読み書きし、適切にコミュニケーションできる力が重要とされる。
- 英語の読解力・メール対応力・わかりやすく伝える力・異文化理解が、実際の業務で役立つ主要なスキルである。
- 事務経験やMOSなどのPCスキルに加え、コミュニケーション能力や専門知識を掛け合わせることで市場価値を高められる。
英文事務でTOEICはそこまで重要じゃない？
英文事務＝TOEICが必要！と思う人もいるかもしれません。
誤解を恐れずに言うと、英文事務の実務においてTOEICのスコアはそこまで重要ではありません。
（もちろん、そのポジションへの応募の条件になっていれば必要ですが。）
最初に、英文事務とTOEICなどの英語資格の関係性について実情をお話しします。
実務で使えるかが一番大事
TOEICのスコアよりも、実務で英語を問題なく使えるかが一番大事だと思います。
テストのスコアはテクニックだけである程度あげることはできますが、「英語でコミュニケーションを取るのが上手か」はまた別物だからです。
TOEIC L&Rはスピーキング力を測らないテストですしね。
とはいえ書類選考で落とされない最低限のスコアは必要
しかし、では低いスコアでも英文事務が務まるかというと、それもNOです。
最低限の英語知識を有していないと、運よく職につけても苦労することになるでしょう。
例えば、英文事務では毎日のように英語のメールや書類を読み込むことになりますが、英語力が足りていないと、翻訳ツールを使ったとしても、それが本当に合っているのか、確証が持てません。
書類選考でスムーズに通るためにも、最低限TOEIC700点くらいあると安心だと思います。
TOEIC、英検が王道
実務では重要じゃないと言いましたが、採用時はアピールポイントになるでしょう。
試験を受けるならTOEIC、もしくは英検が（日本の転職市場においては）王道です。
TOEICならば700点以上、英検であれば2級以上あると履歴書に書いたときにいいアピールになると思います（高ければ高いほどいい）。
実務で英会話が必要な場合、いきなり英語で面接される可能性もあります（私も実際に受けたことがあります）。そのため、オンライン英会話などでスピーキング慣れしておくのも大事です！
実務で使える英語能力とは？
ところで、
実務で使える英語能力ってどんなものなんだろう？
と疑問を持っていませんか？
ここでは、英文事務歴5年の私が考える、実務で使える4つの英語能力について解説します。
その1：英語の文書を正しく読み取れる力
まず大事になるのは、英語の文書（契約書やメール、会議資料、英語のウェブサイトなど）を正しく読み取れる力です。
会社にもよりますが、事務である以上、「英語を読む作業」は毎日発生するからです。
ここで何も見ないで8割方内容が理解できると、仕事がグッと楽になるでしょう。
わからない言葉は必ず出てきます。その時はネイティブに聞いたり翻訳ツールなどで調べます。
その2：メール・文書処理能力
読み取れる力と同じくらい、メールや文書の処理能力もあるといいです。
ここで言う処理能力とは、
- 来たメールを優先順位をつけて処理し、英語で適切な返事を書く
- 会議資料を英語or日本語がわからない社員に向けてわかりやすく意訳する
- タイピングの速度や作成する文章が正確でスピーディー
などです。
その3：わかりやすく端的に話す力
正しい文法で英語を話せる人や発音がきれいな人は、もちろん歓迎されます。
ただ、他の社員や取引先などの関係者が同じくらい英語を話せるとは限りません。
よって、聞き手のレベルに合わせてわかりやすい言葉に言い換えて話したり、話を簡単にまとめたりする力もあるとベターです。
その4：他文化への理解
言語の運用能力とは直接関係しませんが、他文化への理解もとても大事です。
例えば宗教に関して。私は英文事務として、取引先とのランチミーティング会場と食事を手配したことがあります。
その際に、参加者の方が宗教上の都合で食べられないものを確認する場面がありました。
社員や取引先の人は多国籍で、さまざまなバックグラウンドを抱えている可能性があります。
こういった配慮が必要になることを想定できていると、英文事務として仕事がしやすくなります。
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英文事務でより重宝される人材になるには？
次に、英文事務としてより重宝される人材になる秘訣をまとめていきます。
事務職の経験は長ければ長いほどいい
当然のことながら、事務職としての経験は長ければ長いほどいいです。
英文という名前がついているだけで、ベースは事務職です。
一般事務の経験が長ければ、それは必ず英文事務の仕事でも活きてきます。
面接でも、自信を持ってアピールしましょう。
経験が浅い場合、最低限の事務処理能力を証明する
「経験がない（浅い）場合は、英文事務にはなれないの？」と心配する人もいるかもしれません。
確かに、経験者に比べたら不利になるかもしれませんが、諦めるのは早いです。
英語力に加えて、最低限の事務処理能力を証明できれば、チャンスは十分にあります。
例えば、エクセルやワードを使いこなせることを証明するために「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）」の資格を取得するのは有効です。
他のスキルとの掛け合わせが鍵
また、英語力や事務処理能力以外のスキルを有していると、さらに唯一無二の人材になれます。
例えば、医療系の資格、税務や会計の知識、ITの知識などです。
こういった知識があるならば、しっかりとアピールしたいところです。
年収アップを狙う場合もこれらのスキルがあると有利なので、自己研鑽に励みましょう。
事務でも意外と必要な「コミュニケーション能力」
最後に、英文事務で大切なコミュニケーション能力についてまとめます。
事務職の場合、「書類と向き合っていればよく、あまりコミュニケーションはとらなくていいのでは？」と思う人もいるかもしれません。
しかしそれは勘違い。意外とコミュニケーション能力を求められる職種なのです。
事務は社内の調整役
企業では、営業が取った注文を製造に伝えたり、在庫を確認したり、納期を調整したり、たくさんの部署が協力して動いています。
そして、こうした連絡や調整の仕事のほとんどを、事務が担っています。
もし事務がいなければ、部署同士がバラバラに動いてしまい、情報がうまく伝わらなくなるでしょう。
事務にもコミュニケーション能力が求められるのは、このような理由からです。
聞く力、伝える力、バランスよく求められる
この調整役を果たすために、事務には聞く力と伝える力の両方が欠かせません。
各部署の「困っていること」や「要望」をしっかり聞き取り、それを分かりやすく、的確に別の部署へ伝える必要があります。
一方で、両者の意見が対立したときには、どちらか一方に偏らず、会社全体の利益を考えながらバランスを取る力も求められます。
通訳を任せられることもあるかも
さらに、英文事務ということで通訳を任せられることもあります。
大きな会社であれば社内通訳がいるかもしれませんが、中小企業や団体では、英文事務＝英語の便利屋として色々な頼まれごとされることも珍しくありません。
実際私も英文事務時代に、国際会議において、参加者の通訳を任せられたことがありました。
普段は読み書きがメインの仕事でも、さまざまなチャンスに備えて会話ができるようになっておくに越したことはありません。
まとめ
今回は、英文事務を目指す人に向けて、実際に必要だった英語力やスキルを体験談ベースでお届けしました。
仕事に応募する前にできることとしては、
- 英語力を磨く（特に読み書き、応募職種によってはスピーキングも）
- 事務で使えるスキルも磨く（MOSなど）
などです。
また、仕事に就いてからもスキルを伸ばすことはできるので、ご安心を。ここで書いたことを、初めから全部完璧にできていなきゃいけないというわけではありません。
気になる人は英語の勉強をしつつ、最新の求人をチェックしてみてはいかがでしょうか。
