海外出張の後には、訪問先での活動内容や成果を社内に共有するために、出張報告書を作成することがあります。英語で作成する場合に使われる代表的な書類が Business Trip Report です。
Business Trip Reportは、訪問先や目的、打ち合わせの内容、成果、今後の対応などをまとめる正式なビジネス文書です。海外拠点や外国人上司に報告する場面はもちろん、TOEICのPart 6でも見かけることがあります。
この記事では、Business Trip Reportの基本構成、そのまま使える英文テンプレート、成果や課題を表す定番フレーズを紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- Business Trip Reportは、出張の目的・活動内容・成果・今後の対応を整理して共有するための基本的な英文ビジネス文書。
- Purpose of Trip、Summary of Activities、Findings and Results、Next Stepsなどの定番構成に沿って書くと、内容を分かりやすく整理できる。
- 成果や課題、次の対応を具体的に記載することで、出張後の情報共有やフォローアップをスムーズに進めやすくなる。
Business Trip Reportの基本構成
Business Trip Reportの書式は会社によって異なりますが、基本的な構成はほぼ共通しています。
- Report Header（基本情報）
- Purpose of Trip（出張目的）
- Summary of Activities（活動概要）
- Findings and Results（成果・気づき）
- Next Steps（今後の対応）
- Attachments（添付資料）
- Approval Section（承認欄）
Report Header（基本情報）
冒頭では、報告書の基本情報を記載します。誰が、いつ、どこへ出張したのかをひと目で把握できるようにする箇所です。
主な記載項目は、以下のとおりです。
- To（提出先）
- Prepared by（報告者）
- Department（所属部署）
- Report Date（作成日）
- Destination（出張先）
- Visited Companies（訪問先）
- Period（出張期間）
Purpose of Trip（出張目的）
ここでは、出張の目的を簡潔に説明します。目的は具体的に書くことがポイントです。たとえば、「顧客との商談」「市場調査」「工場視察」「海外拠点との打ち合わせ」など、出張の主な目的を明確に示します。
– To meet with our distributor in Bangkok and discuss the launch schedule for our new product.
– To gather information on local market trends and customer needs.・バンコクの販売代理店と面談し、新製品の発売スケジュールについて協議するため。
・現地市場の動向と顧客ニーズに関する情報を収集するため。
Summary of Activities（活動概要）
出張中に実施した主な活動をまとめるセクションです。「誰と会ったか」「どこを訪問したか」を時系列または重要度順に記載します。
よく使う表現には、次のようなものがあります。
Met with …
Discussed …
Visited …
Confirmed …
– Met with ABC Trading to discuss pricing and delivery terms.
– Visited XYZ Manufacturing’s production facility.
Findings and Results（成果・気づき）
出張によって得られた成果や、重要な気づきをまとめます。「出張して何がわかったか」「どんな進展があったか」に焦点を当てます。
-The client expressed strong interest in our proposal.
-We identified several new business opportunities.
-Pricing remains a key issue.
findings=結果（英辞郎）
Next Steps（今後の対応）
今後のアクションプランを記載します。下記のように具体的な対応を示します。
-We will send a revised quotation to the client by June 15.
-A follow-up online meeting will be scheduled during the week of June 22.
6月15日までに、修正版の見積書を顧客に送付します。
6月22日の週に、フォローアップのオンライン会議を設定する予定です。
よく使う表現には、次のようなものがあります。
send a revised proposal（修正版の提案書を送付する）
submit a quotation（見積書を提出する）
provide additional information（追加情報を提供する）
schedule a follow-up meeting（フォローアップ会議を設定する）
complete an internal review（社内確認を完了する）
Attachments（添付資料）
関連資料がある場合に、その一覧を記載します。
たとえば、次のようなものです。
Meeting Minutes（議事録）
Company Profiles（会社概要）
Presentation Materials（プレゼンテーション資料）
Approval Section（承認欄）
報告書を正式な記録とするための承認欄です。
一般的には、下記を記載します。
Prepared by（作成者）
Approved by（承認者）
Approval Date（承認日）
そのまま使える英文テンプレート
BUSINESS TRIP REPORT
To: George Williams, General Affairs Manager
| Prepared by | Department | Report Date |
| Taro Yamada | Sales Department | May 10, 2026 |
| Destination | Visited Companies | Period |
| Singapore | ABC Trading Pte. Ltd., XYZ Manufacturing |
May 6–8, 2026 |
| Purpose of Trip |
| To discuss a potential distribution agreement and conduct a market survey.
|
| Summary of Activities |
| – Met with ABC Trading to discuss pricing and delivery conditions. – Visited XYZ Manufacturing’s production facility. – Gathered information on local market trends and competitors. |
| Findings and Results |
| ABC Trading expressed strong interest in our products. The Singapore market is growing steadily, particularly in the premium segment.Next Steps Prepare a draft proposal and send it to ABC Trading by May 20. |
Attachments
– Expense Report
– Company Profiles
– Meeting Minutes
Prepared by: ____________________Approved by: ____________________
Approval Date: ____________
成果・課題を英語でどう書く？
Business Trip Reportでは、出張の成果や課題を簡潔に書くことが必要です。Business Trip Reportでそのまま使える定番表現をご紹介します。
成果を表す表現
We confirmed strong interest from the client.
We reached an agreement on the delivery schedule.
We identified new business opportunities.
The meeting resulted in a tentative partnership agreement.
The customer expressed positive feedback on our proposal.
tentative=仮の、一時的な、暫時の、暫定的な（英辞郎）
課題を表す表現
Pricing remains a key issue.
Further discussion is required.
The client requested additional technical information.
Internal approval is still pending.
Competition in the market is intense.
まとめ
Business Trip Report（出張報告書）は、出張の目的、活動内容、成果、そして今後の対応を整理して伝えるための基本的なビジネス文書です。英語で作成する場合も、難しい表現を使う必要はありません。シンプルな英文を組み合わせるだけで、十分に実務的で読みやすい報告書になります。
今回ご紹介したテンプレートをベースに、ご自身の出張内容に合わせて書き換えてみてください。定型表現をひとつずつ覚えていけば、英文の出張報告書もスムーズに作成できるようになるでしょう。
