会議の後、「何が決まり、誰が何をするのか」を関係者に共有するために作成するのが Meeting Report です。日本語では「会議報告書」や「会議要約」と呼ばれることもあります。
Meeting Reportは、会議の内容を一字一句記録する議事録（Minutes）とは異なり、重要なポイントだけを整理してまとめる文書です。決定事項やアクション項目が明確になるため、会議に参加していない関係者への共有にも役立ちます。
また、英文ビジネス文書に使われる表現は、TOEICのPart 6にも頻出です。この記事では、実務でそのまま使える英文テンプレートと、会議報告で役立つ定番表現をご紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- Meeting Reportは、会議の要点や決定事項、アクション項目を簡潔に整理して共有する文書で、議事録よりも実務向けにまとめるのが特徴。
- Basic Information、Topics Discussed、Decisions Made、Action Itemsなどの定番構成に沿って書くと、内容が分かりやすく整理できる。
- 「誰が・何を・いつまでに行うか」を明確に書くことで、会議後のフォローアップや情報共有をスムーズに進めやすくなる。
Meeting Reportの構成要素
Meeting Reportは、会議の全体像を短時間で把握できるように構成することが大切です。一般的には、次の5つのパートでまとめます。
- Basic Information（基本情報）
- Meeting Objective（目的）
- Topics Discussed（議題と討議内容）
- Decisions Made（決定事項）
- Action Items（アクション項目）
Basic Information（基本情報）
冒頭には、会議の日時、場所、作成者、会議名を記載します。これにより、いつどの会議についての報告なのかがすぐにわかります。
- Date（日付）
- Time（時間）
- Location（場所）
- Prepared by（作成者）
- Department（部署）
- Meeting Title（会議名）
- Attendees（参加者）
Meeting Objective（目的）
この会議の目的を1〜2文で簡潔に記載します。
To review the progress of the new product launch and confirm the project schedule.
新製品発売の進捗を確認し、プロジェクトスケジュールを確認するため
Topics Discussed（議題と討議内容）
会議で話し合った主なトピックを記載します。すべての発言を書き起こす必要はなく、要点だけを簡潔にまとめます。
Decisions Made（決定事項）
会議で正式に決定した内容を記載します。
Action Items（アクション項目）
誰が何をいつまでに行うのかを明確にします。会議報告書の中でも、最も実務的に重要なセクションです。
Next Meeting（次回会議）
必要に応じて、次回会議の予定を記載します。任意項目ですが、継続案件では便利です。
それぞれの項目に沿って整理することで、「何について話し合い、何が決まり、次に何をするのか」がひと目でわかります。長い文章を書く必要はなく、要点を簡潔にまとめることがポイントです。
そのまま使えるMeeting Reportテンプレート
MEETING REPORT
| Date | Time | Location |
| May 12, 2026 | 10:00 a.m. – 11:00 a.m. | Conference Room A / Zoom |
-Prepared by: Yuki Tanaka
-Department: Marketing Department
-Meeting Title: New Product Launch Meeting
| Attendees |
| Yuki Tanaka, Ken Sato, Maria Lopez, David Chen |
| Meeting Objective |
| To review the launch schedule for the new product and confirm the responsibilities of each team. |
| Topics Discussed | |
|---|---|
| Topic | Summary |
| 1.Launch Schedule | The team reviewed the overall project timeline. |
| 2.Marketing Materials | Draft brochures and website content were discussed. |
| 3.Sales Training | Training sessions will be held in early June. |
| Decisions Made |
|---|
| The product launch date was confirmed as July 1, 2026. The marketing budget of $20,000 was approved. |
| Action Items | ||
|---|---|---|
| Task | Person Responsible | Due Date |
| Finalize brochure design | Yuki Tanaka | May 25, 2026 |
| Prepare sales materials | Ken Sato | June 5, 2026 |
| Update product webpage | David Chen | May 30, 2026 |
Next Meeting (if applicable):
May 28, 2026 at 2:00 p.m.
決定事項の表現
会議報告書では、「何が決まったのか」を明確に記載することが重要です。ここでは、Decisions Made（決定事項）の欄でよく使われる表現をご紹介します。
- It was decided that …
- The team agreed to …
- We approved …
- We confirmed that …
- The launch date was set for …
- The budget was approved.
It was decided that the product launch would take place on September 1.
The team agreed to postpone the marketing campaign until the final design is completed.
製品の発売日は9月1日とすることが決定されました。
最終デザインが完成するまで、マーケティングキャンペーンを延期することで合意しました。
launch date=発売日、開始日（英辞郎）
アクション項目の表現
Action Itemsでは、「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかを明確に記載します。担当者と期限をセットで書くことで、会議後のフォローアップがしやすくなります。
- prepare a revised proposal
- send the updated quotation
- collect customer feedback
- conduct further analysis
- schedule the next meeting
- submit the final report
Ms. Sato will send the revised proposal by June 18.
The engineering team will complete the technical review by June 25.
佐藤さんが6月18日までに修正版の提案書を送付します。
技術チームが6月25日までに技術レビューを完了します。
quotation=見積書（英辞郎）
まとめ
Meeting Report（会議報告書）は、会議の目的、議論の要点、決定事項、そしてアクション項目を整理して共有するための基本的なビジネス文書です。
難しい英語表現を使う必要はありません。Meeting Objective、Decisions Made、Action Itemsといった定番の見出しに沿って、シンプルな英文でまとめれば、十分に実務的で読みやすい報告書になります。
今回ご紹介したテンプレートをベースに、自社の会議内容に合わせて書き換えてみてください。会議後の情報共有がスムーズになるだけでなく、英文ビジネス文書への自信も高まるのではないでしょうか。
