有給休暇や私用休暇を取得する際に、上司や人事部に提出するのが Vacation Request（休暇申請）です。社内システムで申請する会社も増えていますが、英語のフォームやメールで休暇申請を行う場面は今でも少なくありません。
Vacation Requestでは、休暇の日程だけでなく、申請理由や業務の引き継ぎ状況を簡潔に伝えることが大切です。明確で丁寧な申請は、スムーズな承認につながるだけでなく、職場での信頼関係にもつながります。
この記事では、実務でそのまま使える英文テンプレートと、休暇申請のポイント、理由の伝え方をご紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- Vacation Request（休暇申請）は、休暇の日程・理由・引き継ぎ状況を簡潔に伝えるための基本的なビジネス文書で、丁寧で明確な表現が重要。
- Employee Information・Leave Details・Reason for Request・Commentsなどの定番項目に沿って整理すると、実務で使いやすい申請書になる。
- 休暇理由は詳細に書きすぎず、業務への配慮や引き継ぎ状況を添えることで、スムーズな承認や職場での信頼につながりやすくなる。
Vacation Request申請のポイント
休暇申請では、業務への配慮を示すことが重要です。ここでは、押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。
早めに申請する
休暇の予定が決まったら、できるだけ早く申請しましょう。早めの申請は、上司やチームがスケジュールを調整しやすくなります。
業務への影響を考慮する
締め切りや重要な会議がある場合は、その前後の日程を確認しておくと安心です。必要に応じて、引き継ぎや事前対応の予定も伝えましょう。
丁寧かつ簡潔に書く
休暇の理由は詳細に説明する必要はありません。必要な情報を簡潔に記載し、プロフェッショナルな表現を使うことがポイントです。
Vacation Requestでよく使う表現
休暇申請では、次のような表現が頻繁に使われます。
- request vacation（休暇を申請する）
- take paid leave（有給休暇を取得する）
- return to work（職場に復帰する）
- subject to approval（承認が必要である）
- complete urgent tasks（緊急業務を完了する）
Vacation Requestの基本構成
Vacation Requestは、下記の6つの構成に分けられます。
- Employee Information（申請者情報）
- Leave Details（休暇の詳細）
- Reason for Request（申請理由）
- Comments（補足事項）
- Employee Signature（申請者署名）
- Approval Section（承認欄）
1. Employee Information（申請者情報）
申請者の基本情報を記載する欄です。
- Employee Name（氏名）
- Department（部署名）
- Employee ID（社員番号）※必要に応じて
2. Leave Details（休暇の詳細）
取得する休暇の種類と期間を記載します。Vacation Requestの中心となる部分です。
- Type of Leave（休暇の種類）
- Dates Requested（申請期間）
- Return Date（復帰日）
- Number of Days Requested（申請日数）
3. Reason for Request（申請理由）
休暇を取得する理由を簡潔に記載します。
- Family vacation（家族旅行）
- Personal reasons（私用のため）
- Compensatory leave for working on Saturday（休日出勤の代休）
- Bereavement leave（忌引）
4. Comments（補足事項）
必要に応じて、業務の引き継ぎや補足事項を記載します。
- All urgent tasks will be completed before my leave.
- Ms. Sato will handle customer inquiries during my absence.
5. Employee Signature（申請者署名）
申請者本人の署名と提出日を記入します。
- Employee Signature
- Date
6. Approval Section（承認欄）
上司や人事担当者が記入する欄です。
- Approved By
- Approval Date
休暇申請の英語（Weblio）
compensatory leave=代休（英辞郎）
そのまま使えるVacation Requestテンプレート
実際のビジネスシーンを想定し、見本の内容を入れたテンプレートをご紹介します。必要な箇所を自分の情報に置き換えるだけで、そのまま使えます。
VACATION REQUEST FORM
Employee Name: Taro Yamada
Department: Sales Department
Type of Leave: Compensatory Leave
| Dates Requested | From | To | Return Date | Number of Days
Requested |
| July 21, 2026 | July 21, 2026 | July 22, 2026 | 1 day |
| Reason for Request | ||
|---|---|---|
| Compensatory leave for working on Saturday, July 18. | ||
| Comments | ||
|---|---|---|
| All urgent tasks have been completed, and there are no pending issues. | ||
Employee Signature:
Date:
Approved By: __________________
Approval Date: __________________
Policy:
Vacation requests are subject to manager approval.
申請理由の丁寧な伝え方
休暇の理由は詳しく説明する必要はありませんが、状況に応じて簡潔に伝えると丁寧な印象になります。ここでは、そのまま使える定番表現をご紹介します。
土曜出勤をしたため、代休を取得します
Compensatory leave for working on Saturday, July 18.
（7月18日土曜日に勤務したための代休です。）
私用のため休暇を申請します
Personal reasons.
（私用のためです。）
家族行事に出席するため休暇を取得します
To attend a family event.
（家族行事に出席するためです。）
通院のため休暇を取得します
Medical appointment.
（通院のためです。）
メールでより丁寧に伝える場合
フォームのReason for Request欄には短い表現で十分ですが、メール本文では次のように書くこともできます。
I would like to take compensatory leave on July 21, as I worked on Saturday, July 18.
（7月18日（土）に勤務したため、7月21日に代休を取得させていただきたく存じます。）
I have completed all urgent tasks and arranged coverage during my absence.
（休暇中に支障がないよう、緊急の業務は完了し、必要な引き継ぎも行っています。）
まとめ
Vacation Request（休暇申請書）は、休暇の日程、理由、補足事項を簡潔に記載し、上司の承認を受けるための基本的なビジネス文書です。
英語で作成する場合も、難しい表現は必要ありません。Dates Requested、Reason for Request、Comments といった定番項目に必要事項を記入すれば、実務で十分に通用します。
今回ご紹介したテンプレートを参考に、自分の状況に合わせて書き換えながら、英語での申請に慣れていきましょう。
