受付や秘書の業務では、電話の内容を正確に伝えることが重要です。担当者が不在の場合でも、誰から、どのような要件で電話があったのかを簡潔に記録しておけば、スムーズな対応につながります。
電話の伝言メモを英語でまとめたものが Phone Message Memo（または Phone Memo）です。外資系企業や海外とのやり取りではもちろん、TOEICでも電話メモ形式の問題がよく登場します。
この記事では、実務でそのまま使えるテンプレートと、折り返し依頼や要件を伝える定番フレーズをご紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- Phone Message Memoは、不在の担当者へ電話内容を正確に伝えるための伝言メモで、「誰から・いつ・何の用件か・対応が必要か」を記録する。
- To、From、Message、Action Required、Received Byなどの基本項目を押さえることで、必要な情報を漏れなく整理できる。
- 電話伝言では、折り返しの要否や用件を簡潔かつ客観的に記録することが重要で、実務だけでなくTOEIC対策にも役立つ。
電話伝言メモの基本構成
Phone Message Memoには、電話をかけてきた相手の情報と、要件、対応の必要性を記録します。1枚のメモで「誰が」「いつ」「何の用件で」「折り返しが必要か」が分かることがポイントです。
一般的な構成は次のとおりです。
- Recipient Information（宛先）
- Caller Information（発信者情報）
- Message（伝言内容）
- Action Required（対応の要否）
- Received By（受信者）
短い文書ですが、正確さが求められるため、定型表現を覚えておくと安心です。
Phone Message Memoを書くときのポイント
電話の内容は、その場では理解していても、時間がたつと細かな点を忘れてしまうことがあります。Phone Message Memoを活用すれば、伝言内容を正確に残し、相手に誤解なく伝えることができます。よく使うフレーズを身につけておけば、英語での電話応対にも自信を持って対応できるようになります。
1. 5W1Hを意識する
誰から（Who）、いつ（When）、何について（What）、どのような対応が必要か（How）を漏れなく記録しましょう。
2. 主観を入れず、簡潔に書く
電話の内容をそのまま整理し、余計なコメントは加えません。短くても要点が伝わることが重要です。
3. 連絡先は必ず確認する
名前のスペル、電話番号、メールアドレスは復唱して確認すると安心です。
そのまま使えるPhone Message Memoテンプレート
PHONE MESSAGE
| To: Ms. Tanaka | Date: May 16, 2026 | Time: 10:30 a.m./p.m. |
| From: John Smith | Phone: +1-212-555-1234 | |
| Company: ABC Trading Co. | Fax: +1-212-555-5678 | |
| E-mail: john.smith@abctrading.com | ||
| Message: | ||
| Mr. Smith called regarding the revised purchase order. | ||
| He would like you to call him back this afternoon. | ||
□ Phoned ☑ Call Back □ Returned Call □ Wants to See You
□ Will Call Again □ Was In □ Urgent
Received by: C. Suzuki
テンプレートのポイント解説
Phone Message Memoは、決まった項目に沿って記入するだけで、必要な情報を漏れなく整理できます。各欄の役割を理解しておくと、より正確で伝わりやすいメモを作成できます。
Recipient Information（宛先）
To には、伝言を受け取る相手の名前を記入します。部署名や役職名を添えることもあります。Date と Time は、電話があった日時を記録する欄です。時刻は 10:30 a.m. や 2:15 p.m. のように表記します。
Caller Information（発信者情報）
From は電話をかけてきた相手の氏名、Company は会社名です。折り返しの連絡が必要になることが多いため、Phone や E-mail はできるだけ正確に記録しましょう。Fax番号は現在では使用頻度が減っていますが、テンプレートに含まれている場合はそのまま残して問題ありません。
Message（伝言内容）
伝言の要点を簡潔にまとめます。「何についての連絡か」「どのような対応を希望しているか」の2点を書くと分かりやすくなります。
Mr. Smith called regarding the revised purchase order.
スミスさんから、修正版の注文書についてお電話がありました。
He would like you to call him back this afternoon.
本日午後に折り返しの連絡をご希望です。
Action Required（対応の要否）
チェックボックスで対応内容を示します。
- Phoned：電話があった
- Call Back：折り返しが必要
- Returned Call：折り返し済み
- Wants to See You：面会を希望している
- Will Call Again：再度電話がある予定
- Was In：立ち寄った
- Urgent：至急対応が必要
Received By（受信者）
伝言を受けた担当者の名前を記入します。誰が対応したかを明確にするための欄です。
折り返し依頼・要件の英語表現
電話伝言メモでは、長い文章を書く必要はありません。折り返しの要否や用件を簡潔に記録できれば、相手に必要な情報がしっかり伝わります。
折り返しに関する表現
A call back is requested.
折り返しの連絡が必要です。
No need to call back.
折り返しは不要です。
He will call again later.
後ほど再度電話される予定です。
Please call her back by 5:00 p.m.
午後5時までに折り返しをお願いします。
This matter is urgent.
至急対応が必要です。
用件を伝える表現
He needs to discuss your order ASAP.
注文について至急ご相談したいとのことです。
He is taking a sick day today.
本日は病気休暇を取っています。
She would like to change the meeting location.
打ち合わせ場所を変更したいとのことです。
He called regarding the contract renewal.
契約更新についてお電話がありました。
She asked for the latest price list.
最新の価格表の送付をご希望です。
ASAP=as soon as possible「できるだけ早く」（英辞郎）
take a sick day=「病欠を取る、病気を理由に欠勤する」（英辞郎）
まとめ
Phone Message Memoは、電話の内容を簡潔に記録し、不在の担当者へ正確に伝えるための基本的なビジネス文書です。受付や秘書業務ではもちろん、チーム内の情報共有にも役立ちます。
英語で作成する場合は、To、From、Message、Action Required というシンプルな構成を押さえればOKです。折り返しの要否や用件を短くまとめることが、分かりやすいメモを作るポイントです。
電話伝言で使われる表現は、実務だけでなくTOEICでも頻出です。今回のテンプレートと定番フレーズを活用して、電話応対で使える英語力を身につけていきましょう。
