日本の秘書業務は、気配りや調整力が求められる繊細な仕事です。外国人のお客様や海外取引先と接する機会も増えてきたなか、「英語でどう対応すればいいの？」と不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、秘書として働く方向けに、実務に役立つ英単語・英会話フレーズにくわえて、実践的なロールプレイを交えながら、すぐに使える英語表現を紹介します。
日本の「秘書」は英語でどう説明する？
日本の秘書業務は、「秘書＝secretary」という英語のイメージよりも、より幅広く、繊細な配慮を要する仕事です。たとえば以下のような役割を担っています。
- 上司のスケジュール管理
- 来客・電話応対
- 書類の準備・翻訳
- 社内外との調整
- 口頭での報告・連絡・相談の仲介 など
これらを英語で説明するには、次のような表現が便利です。
In Japan, a secretary often takes care of scheduling, greeting visitors, and supporting their boss in both official and informal tasks.
日本では、秘書はスケジュール管理、来客対応、上司の業務や私的なサポートなどを幅広く担当します。
日々の業務で使える！秘書向け英単語集
秘書業務において、英語での対応が必要な場面は意外と多くあります。
ここでは、日常の業務に役立つ英単語を一部紹介するので、活用してみましょう。
| 日本語 | 英語 |
| 予定 | appointment / schedule |
| 会議の議題 | agenda |
| 会議室 | conference room |
| 上司 | boss / superior / executive |
| 取り次ぐ | transfer / connect |
| 機密情報 | confidential |
| 調整する | coordinate / adjust |
覚える際は、実際の使用シーンをイメージすると効果的です。
これだけ覚えれば安心！秘書のお役立ちフレーズ
ここでは、業務でそのまま使えるフレーズを、場面別に紹介します。
来客対応
- Good afternoon. Do you have an appointment?
こんにちは。ご予約はされていますか？
→ 時間帯により Good morning.や Good evening.に変えるといいでしょう。 - Please have a seat. I’ll let Mr. Sato know you’ve arrived.
どうぞおかけください。佐藤に到着を伝えます。 - Would you like something to drink?
お飲み物はいかがですか？ - May I take your coat?
コートをお預かりしましょうか？
電話対応
- Thank you for calling. How may I assist you?
お電話ありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？
→ How can I help you?”より丁寧な印象になります。 - I’m afraid Mr. Tanaka is in a meeting at the moment.
申し訳ありませんが、田中はただいま会議中です
- Would you like to leave a message?
伝言をお預かりしましょうか？
スケジュール調整
- Would you be available at 3 p.m. on Friday?
金曜日の午後3時はご都合いかがでしょうか？ - Let me check his availability.
彼の予定を確認いたします。 - I will send you a calendar invite shortly.
すぐにカレンダー招待をお送りします。
資料送付・確認依頼
- I’ve attached the documents for your review.
ご確認用に資料を添付しました。 - Could you please confirm if everything looks fine?
内容に問題がないかご確認いただけますか？ - Please don’t hesitate to contact me if you have any questions.
ご不明点があればご遠慮なくご連絡ください。
会議準備
- The meeting room is ready.
会議室の準備は整っております。 - Would you like water or coffee before we start?
開始前にお水かコーヒーはいかがですか？ - Let me know if you need anything else.
ほかにご入用があればお知らせください。
実際のシーンで学ぶ！ロールプレイング英会話
英語を「知っている」から「使える」に変えるには、実際の業務を想定した練習が効果的です。ここでは3つの場面を想定し、会話例を紹介します。
来客対応編
【外国人の来客がオフィスに到着した場面】
こんにちは。佐藤とのご予約でしょうか？
はい、午後2時の予定です。
ありがとうございます。どうぞお掛けください。到着をお伝えいたします。
電話対応編
【上司に取り次ぐ際の電話対応】
田中さんとお話できますか？
お名前をうかがってもよろしいでしょうか？
ABC社のジョンです。
少々お待ちください。おつなぎします。
スケジュール調整編
【上司と海外の取引先の会議を設定する場面】
佐藤は木曜日の午前10時（日本時間）に空いておりますが、ご都合はいかがでしょうか？
はい、問題ありません。招待を送ってください。
承知しました。すぐにお送りします。
資料の提出・確認依頼
【上司から依頼された資料を先方にメールで送信後、確認をお願いする場面】
明日の会議用資料を添付しました。ご確認いただけますでしょうか？
はい。すぐに確認します。
ありがとうございます。ご不明な点があればご連絡ください。
会議前の準備確認編
【会議の開始前に、必要な準備を確認している場面】
会議室の準備は整っており、プロジェクターも問題なく動作しています。お席にお水をお持ちしましょうか？
うん、お願い。ありがとう。
すぐにお持ちします。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
秘書業務では、ちょっとした表現の丁寧さやスムーズな応対が大切です。英語でのやりとりでも、日ごろの気配りや細やかな配慮をそのまま活かすことが可能です。
今回紹介した単語やフレーズをロールプレイで練習し、徐々に自然な英語を身につけていきましょう。
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