外国人にどう説明する？日本の秘書の役割と特徴を英語で伝えてみよう！

外国人と英語で会話をするなかで、「日本の秘書って普段どんな仕事をしているの？」と聞かれた経験はありませんか？

日本の秘書の仕事は、海外の人には少々想像しにくいものかもしれません。だからこそ、英語でうまく説明できるようになると、それだけでコミュニケーションの幅がぐんと広がります。

そこで今回は、日本の秘書の仕事や特徴を英語で説明する方法を、ロールプレイング形式も交えて紹介します。実際のシーンを想定したフレーズを使って、秘書の仕事についてスムーズに説明できるようになりましょう。

「秘書」は英語で何という？

日本語の「秘書」は、英語では secretary、administrative assistant、または personal assistant（PA）などと訳されます。

一般的な秘書は 「secretary」と訳されますが、昨今（とくに英語圏）では、補佐的業務を含む秘書業務を担う人を 「assistant」 と呼ぶことが多くなっています。

「secretary」と「assistant」の違い

• secretary：上司の指示に従ってスケジュール調整・電話応対・書類作成などのルーチン事務をこなす
• assistant：事務的業務にくわえ、自分で判断し意思決定をしながら複数スタッフのマネジメントを担うなど、より高度な役割もこなす

両者の違いをわかりやすくするため、日本語で assistant は「補佐」と訳されることもあり、広範な業務をする事務アシスタントなどに用いられることが多いです。

この記事では、一般的な秘書として「secretary」を用いて紹介していきます。

英ナビ

自己紹介の例文

Aさん

 I work as a secretary  at a Japanese law firm.
 私は日本の法律事務所で秘書として働いています

 秘書に向いている人って？英語での説明しよう

「秘書ってどんな人が向いているの？」と聞かれたら、こんな表現で答えられます。

Aさん

 What kind of person makes a good secretary?
どんな人が良い秘書に向いていると思う？

Bさん

 Someone who is organized, detail-oriented, and discreet.
整理整頓ができて、細かいところに気がつき、口が堅い人ですね

Bさん

You also need to be good at multitasking and have strong communication skills.
マルチタスクが得意で、コミュニケーション能力が高いことも必要です

Aさん

 Sounds like a challenging job!
大変そうな仕事だね！

Bさん

 Yes, but it’s very rewarding to support someone and help things run smoothly.
 はい。でも誰かを支えて物事がスムーズに進むのを見るのは、やりがいがありますよ

秘書紹介に使える英単語

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これらの表現を覚えておくと、履歴書や面接、自己紹介などにも応用できるでしょう。

日本の秘書の仕事内容って？英語でうまく伝えよう

外国人の上司や取引先から、「具体的にどんな仕事をしているの？」と尋ねられた場面を想定してみましょう。

会話のあとに、使える表現の一覧と解説もつけて仕事内容の紹介をロールプレイングで紹介します。

Aさん

 Could you tell me more about your responsibilities as a secretary?
秘書としてのあなたの業務について、もう少し詳しく教えてくれますか？

Bさん

Sure! I manage schedules, arrange meetings, and make travel arrangements.
もちろんです！スケジュール管理、会議の手配、出張の手配などをおこなっています。

Bさん

I also prepare documents, greet visitors, and handle phone calls and emails on behalf of my boss.
さらに、資料作成や来客対応、電話・メールの対応も上司の代理でおこないます。

Aさん

 Do you also help with personal matters?
個人的なことも手伝ってくれるのですか？

Bさん

 Yes, sometimes I assist with things like booking restaurants or organizing small gifts for clients.
はい、ときどきレストランの予約や、お客様へのちょっとした贈り物の準備などもおこないます。

Bさん

In Japan, secretaries often support both business and personal tasks.
日本では、秘書がビジネスだけでなく、プライベートなことも含めてサポートすることが多いんです。

よく使う英語表現まとめ

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このように、自分の仕事内容を具体的に英語で伝えられるようになると、英語圏の人と働くうえで大きな武器になるでしょう。

海外とどう違う？日本の秘書の特徴を伝えてみよう

日本の秘書は、海外に比べて「上司に寄り添うサポート役」としての役割が強く、業務の幅が広いことが特徴です。

欧米では業務が分業化されていて、秘書は特定の業務のみを担当することが多いですが、日本では柔軟な対応が求められるケースが少なくありません。

英語で説明するには？

Aさん

In Japan, secretaries are often expected to provide broad support, including personal tasks and close coordination with their boss.
日本では、秘書は個人的な業務や上司との密な連携を含む幅広いサポートを求められることが多いです

Aさん

Unlike in some Western countries, where roles are more specialized, Japanese secretaries may handle a variety of responsibilities.
業務が専門的に分かれている欧米の国々と異なり、日本の秘書は多様な仕事をこなす傾向があります

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は「日本の秘書の仕事を英語でどう説明するか？」をテーマに、実践的なフレーズをロールプレイ形式も交えて紹介しました。

 実際の会話をイメージしながら学ぶことで、より自然な表現が身につきます。英語で自分の仕事を説明できるようになると、外国人と働く場面でも自信を持って対応できるでしょう。

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