全社員を対象とした会議や説明会、キックオフミーティングなどを開催する際には、日時や場所だけでなく、議題や出席の要否を明確に伝えることが大事です。特に海外拠点の社員や外国籍の従業員がいる企業では、英文で会議通知を作成する機会も少なくありません。
英文の会議通知は、参加者が事前に予定を調整し、必要な準備を行うための重要な社内文書です。内容があいまいだと、出席漏れや当日の混乱につながることもあります。
この記事では、英文による全体会議通知の基本構成と、そのまま使えるテンプレート、さらに出席依頼で役立つ英語表現を紹介します。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- 英文会議通知は、タイトル・宛先・日時と場所・議題・出席連絡事項を簡潔にまとめることが基本です。
- 出席が必須か任意かを明確に伝えることで、出席漏れや当日の混乱を防げます。
- 出席依頼の表現は会議の重要度に応じて使い分けることがポイントで、mandatoryやRSVPなどの表現が定番です。
会議通知の構成
英文の会議通知では、日時・場所・議題・出席に関する連絡事項を簡潔にまとめることが基本です。必要な情報を整理し、誰が読んでもすぐ理解できる文書を目指しましょう。
タイトル（Title）
会議通知には、まずタイトルを記載します。最も一般的なのが、下記のタイトルです。
Notice of General Meeting
（全体会議のお知らせ）
会議の内容に応じて、次のようなタイトルも使われます。
Notice of Annual Meeting（年次総会のお知らせ）
Notice of Company Meeting（社内会議のお知らせ）
Notice of Town Hall Meeting（タウンホールミーティングのお知らせ）
Notice of Kick-off Meeting（キックオフ会議のお知らせ）
宛先（To Whom It May Concern）
社内全体への通知であれば、次の表現がよく使われます。
To Whom It May Concern:
（関係者各位）
部署限定の場合は、下記のように具体的に記載すると分かりやすくなります。
To All Sales Department Members
（営業部の皆さまへ）
日時・場所（Date and Venue）
Date and Time: May 15, 2026, 2:00 p.m.–5:00 p.m.
Location: Main Conference Room, Headquarters
オンライン開催の場合は、次のような内容を追加します。
Venue: Microsoft Teams
Meeting Link: [URL]
議題（Agenda）
参加者が事前準備できるよう、会議の目的や議題を明記します。
Company performance review
Mid-year business strategy
Department updates
Q&A session
出席・欠席連絡（Attendance Information）
出席が必須なのか、任意なのかも明確に伝えましょう。
Attendance is mandatory.
（出席は必須です。）Please inform us if you are unable to attend.
（欠席の場合はご連絡ください。）
mandatory＝義務的な、必須の、全員参加の（英辞郎）
実務で使えるテンプレート
Notice of General Meeting
April 20, 2026
To Whom It May Concern:
A general meeting for all employees will be held according to the schedule below.
Date and Time:
May 15, 2026 (Friday)
2:00 p.m. – 5:00 p.m.
Location:
Main Conference Room, ABC Corporation Headquarters
Agenda:
Review of business performance for the first half of the year
Introduction of the new corporate strategy
Department updates
Q&A session
Attendance:
Attendance is mandatory for all full-time employees.
If you are unable to attend due to unavoidable circumstances, please notify the General Affairs Department by May 10.
We appreciate your cooperation and look forward to your participation.
General Affairs Department
ABC Trade Corporation
E-mail: general.affairs@abc.co.jp
Tel: +81-3-1234-5678
circumstance＝事情（Weblio）
出席依頼の表現
会議通知では、出席を依頼する表現の強さを使い分けることが大切です。会議の重要度や社内ルールに応じて適切な表現を選びましょう。
出席をお願いする場合
最も一般的なのは、次のような表現です。
We would appreciate your attendance.
（ご出席いただければ幸いです。）
やや丁寧に依頼する場合は、以下の表現も使われます。
Your participation would be greatly appreciated.
（ご参加いただけますと幸いです。）
出席連絡が不要な場合の表現
招待状やイベント案内では、RSVP（Répondez s’il vous plaît：ご返答ください）がよく使われます。これはフランス語に由来する表現で、「出欠の返事をお願いします」という意味です。
そのため、返信が不要であることを伝える場合は、次のように記載します。
No need to RSVP.
（出欠のご連絡は不要です。）
RSVP＝ご返信お願いします（Weblio）
出席が必須の場合
全社員会議やコンプライアンス研修では、以下のような表現がよく使われます。
Attendance is mandatory.
（出席は必須です。）All employees are required to attend.
（全社員の出席が必要です。）
欠席時の連絡を求める場合
欠席連絡を依頼する際は、次の表現が定番です。
Please inform us if you are unable to attend
（ご都合によりご出席いただけない場合は、お知らせください。）
期限を指定する場合は、以下のように記載します。
Please notify us by May 10 if you cannot attend.
（ご欠席の場合は、5月10日までにご連絡ください。）
出欠の連絡を求める場合
社内の全体会議通知では、下記のような表現が自然です。
Please let us know whether you will attend.
（ご出席いただけるかどうかお知らせください。）Please confirm your attendance.
（ご出欠をご連絡ください。）
まとめ
英文の全体会議通知は、長い文章を書く必要はありません。日時、場所、議題、出席に関する情報を整理し、必要な事項を簡潔に伝えることが何より大事です。
特に海外拠点や外国籍社員とのやり取りでは、あいまいな表現を避け、「出席は必須か」「欠席時は誰に連絡するのか」といった点を明確に記載することが求められます。
社内文書であっても、分かりやすく整理された英文通知は会社のコミュニケーション品質を高めます。定型文やテンプレートを活用しながら、自社の運用に合わせた会議通知を作成できるようにしておきましょう。
