さまざまなアプリに搭載されている、アーカイブ機能をご存知でしょうか？知っているけれど、うまく使いこなせていないという人も多いと思います。このアーカイブ機能ですが、本来はどのような意味があるのでしょうか？
今回は、”archive”の本来の意味とアーカイブ機能に関して解説していきます。”archive”を理解して「アーカイブ機能」を使いこなせるようになりましょう。
”archive”の意味・語源
まずはアーカイブ機能の元となった”archive”の意味について確認してみます。
語源はラテン語のarchivum
アーカイブ機能は最近生まれたものです。昔は必要な情報はすべて紙で保存されており、その「記録の保管庫」という意味で”archivum”が使われており、この言葉が”archive”の語源とされています。
公文書、古文書
語源は「記録の保管庫」ですが、記録自体の意味もあります。特に公文書や古文書といった、価値のある文書を指すので、通常の文書とはニュアンスが異なる点に注意しましょう。
公文書とは、公務員が職務上作成した文書で正確な歴史的事実やこれまでの実績などが記録されたものです。
公文書保管所、記録保管所
語源と同じく記録を保管する場所としての意味もあります。日本にも国立公文書館が東京都と茨城県つくば市に構えられており、一般人でも入館可能です。各国との外交の歴史や平家物語の史料など、あらゆる歴史的に価値の高い記録が閲覧できるので、興味のある方は訪れてみてはいかがでしょうか？
アーカイブ、ファイル保管所
ITの発達とともに、アーカイブという言葉が生まれました。この言葉は”archive”をそのままカタカナ表記したもので、同時にファイル保管場所という意味も持ちます。「アーカイブ機能」に関してはのちほど詳しく解説します。
（〜を）アーカイブに保管する、歴史的記録を保管庫に保管する
動詞の意味は、上記の「公文書やデータを保管する」という意味です。名詞の意味さえ
理解していれば動詞の意味も理解できそうですね。
archives（名詞）：文書、史料、史料館
“archive”の複数形にすることで、公文書や古文書に加えて、史料館という意味を持ちます。また、家族の記録にも”archives”を使うことができるので、覚えておくと役に立つかもしれません。
These pictures should go in the family archives.
訳）これらの写真は、家族の記録として保管しておくべきです。
archived（形容詞）：アーカイブ化された、保管された
形容詞として、「アーカイブに保管された、記録保管庫に所蔵された」という意味を持ちます。
Aさん
We have to find archived files on the computer.
訳）パソコンでアーカイブに保管されたファイルを見つける必要があります。
日常的に使うarchive機能
今では、当たり前になっているアーカイブ機能ですが、しっかり使いこなせているでしょうか？ここでは、よく使うアプリでのアーカイブ機能をそれぞれ紹介します。
アプリに備わっているアーカイブ機能を確認することで、「アーカイブ」がどんなものなのか、より理解できるようになるかもしれません。自分がよく使うアプリがあれば、そのアプリのアーカイブ機能について確認してみてください。
Instagramの「アーカイブ」
Instagramにはアーカイブ機能が備わっています。アーカイブ機能を利用することで、投稿済みの写真を削除せずに非表示にすることが可能です。また、ストーリーズは設定から自動的にアーカイブ化することができるため、通常は24時間で消される投稿も保管して見返すことができます。Instagramのアーカイブ機能の利用目的は主に次の通りです。
- 投稿したものの見られたくないものが含まれていた場合
- プロフィールの表示写真を整えたい
- リアルタイムでは表示させず、プロフィールにだけ表示させたい
あまり使う機会はないように思いますが、Instagramで集客をする場合には、非常に実用性の高い機能と言えるでしょう。また、アーカイブ化されたストーリーズは、再投稿することもできます。
Aさん
You are using Instagram, right? Have you ever used Instagram’s archive feature?
訳）あなたは、インスタグラムを使っていますね。今までにインスタグラムのアーカイブ機能を使ったことがありますか？
Bさん
Yes. I use Instagram from time to time. but I don’t use the archive feature.
訳）はい。私はインスタグラムを時々使っていますが、アーカイブ機能は使っていません。
Aさん
Stories can be automatically archived, so you can keep and look back at posts that would normally be deleted in 24 hours.
訳）ストーリーズは自動的にアーカイブ化することができるので、通常は24時間で消される投稿も保管して見返すことができます。
Gmailの「アーカイブ」
Gmailにもアーカイブ機能が備わっています。Gmailには、アーカイブフォルダはありませんが、アーカイブ機能が利用可能です。
Gmailの新着メールは受信トレイに保存されますよね。この受信トレイのメールを間違えて左右にスワイプしてメールが消えてしまった！という経験はありませんか？これはメールが消えたわけでなく、アーカイブされた状態になっただけでメール自体は残っているのです。アーカイブされたメールは、「すべてのメール」から確認できます。以下のような利用目的があります。
アーカイブのやり方は、受信トレイ内のアーカイブしたいメールにチェックをつけるか、スマートフォンの場合は左右のいずれかにスワイプするだけで、アーカイブ処理ができます。
- 受信トレイをできるだけ空にしておきたい
- 重要なメールのみを検索できるようにしておきたい
アーカイブ処理をすると、アーカイブ済みのメールに対して返信が来るまで、該当のメールを受信トレイから非表示にできます。
Gmialをしっかり整理できていれば、仕事の効率化にも繋がりますね。
Aさん
Have you ever used Gmail’s archive feature?
訳）あなたは、今までにGmailのアーカイブ機能を使ったことがありますか？
No, I haven’t. I didn’t even know Gmail had an archive feature.
訳）いいえ。僕は、Gmailにアーカイブ機能があることさえ知らなかったです。
You can use the feature just by swiping emails in your inbox or checking the boxes for the emails you want to archive in your Inbox.
訳）受信トレイのメールをスワイプするか、アーカイブしたいメールにチェックをつけることで、その機能を使うことができます。
Outlookの「アーカイブ」
Outlookのメールも、Gmailと同様にアーカイブ機能を使うことができます。
Outlookでアーカイブ処理したメールは、「アーカイブフォルダ」から確認することができます。
「アーカイブフォルダ」から元に戻したい場合は、フォルダ内の対象データを選択し、「移動」「受信トレイ」の順にクリックすると元に戻せます。
仕事などで「受信トレイ」に新着メールがたくさん入ってくる場合、返信し忘れたり、誤送信をしてしまうことがあるので、そういったことが起きないように、「アーカイブフォルダ」を活用するといいですね。
Googleフォトの「アーカイブ」
Googleフォトにもアーカイブ機能があります。Googleフォトには、アーカイブフォルダがあり、アーカイブされた写真や動画はこちらのフォルダに保管されていきます。使い方は簡単で、写真を選択し「アーカイブに移動」を選択するだけです。Googleフォトはそれとは別に、「アルバム」を作る機能があります。「アーカイブ」と「アルバム」の大きな違いはメインのフォト一覧に写真が残るかどうかです。利用目的は次のようなものがあります。
- 人には見られたくない写真の保存
- 常に必要ではないけれど、すぐに特定の写真を表示できるようにしておきたい
スマホの写真は溜まってしまいがちですよね。アーカイブ機能を使って、フォト一覧をスッキリ整理しましょう。アーカイブ機能には、データの管理や整理、仕事の効率化といった様々なメリットがあります。
アーカイブ機能とバックアップ機能の違い
アーカイブ機能と似た機能にバックアップ（backup）機能があります。これらの違いは何があるでしょうか？
利用目的
一番の違いは利用目的です。利用目的にあった機能を使いましょう。
アーカイブ機能の目的
アーカイブ機能の目的は、データの整理および、利用頻度は低いものの重要なデータの保存です。すべてのデータとは別の場所に保管されるため、誤ってデータを消してしまう心配がなくなります。
バックアップ機能の目的
バックアップ機能の目的は、日常利用するデータの破損や消失に備えて既存データを保存することです。そのため、機種変更時やアップグレード時に行っておくべきとされています。
保存方法
2つ目の違いは保存方法です。保存方法が異なるので、データの扱い方にも若干の違いがあります。
アーカイブ機能：データ蓄積
アーカイブ機能は、データを蓄積していきます。Googleフォトを例にあげると、1枚1枚の写真がアーカイブフォルダに積み上げられていくだけなので、アーカイブフォルダを消去しない限りすべてのデータが一斉に消えることはありません。
バックアップ機能：上書き
一方、バックアップ機能は、上書き保存されていきます。そのため、バックアップ前に一度データに誤りがないかを確認しておかなければ、バックアップ後はそのデータの誤りがそのまま保存されてしまうことになるので、バックアップ前はしっかり確認しましょう。
Aさん
Do you understand the difference between the archive function and the backup function?
訳）アーカイブ機能とバックアップ機能の違いは理解できましたか。
Bさん
Yes, I got it roughly. The two functions have different purposes of use.
訳）はい、だいたい分かりました。その２つの機能は、異なる利用目的を持っています。
Aさん
Can you be more specific?
訳）もっと具体的に説明してもらえませんか。
Bさん
The purpose of the archive function is to organize data and preserve less frequently used but important data.
訳）アーカイブ機能の目的は、データの整理および利用頻度は低いものの重要なデータの保存です。
Bさん
On the other hand, the purpose of the backup function is to save existing data in case of corruption or loss of data for daily use.
訳）一方、バックアップ機能の目的は、日常的に使用するデータの破損や消失に備えて既存データを保存することです。
Aさん
The archive function is useful for organizing and storing data.
訳）アーカイブ機能はデータの整理や蓄積に使えて便利なので、活用していきたいですね。
まとめ
今回は、”archive”の英語の意味に加えて、現在の”archive”機能について解説してきました。何となく”archive”の存在は知っていたけれど、いまいち使い方や目的が分かっていないという人も多いのではないでしょうか？
アーカイブ機能は、データの整理に非常に便利です。これは、”archive”の語源や意味をそのまま受け継いでいると言えるでしょう。日本語には、アーカイブのように、英語がそのまま日本語として使われていることがあります。
しかし、日本語で使われているアーカイブのすべてが英語と同義とは限らないので、英語の意味をしっかり理解した上で和製英語を使いましょう。そうしないと、いざネイティブと話す時に恥ずかしい思いをするかもしれませんからね。
