海外取引では、支払期限を過ぎても入金が確認できない場合、まずは穏やかな支払い催促であるPayment Reminder（支払い遅延時の連絡文）を送付するのが一般的です。それでも支払いが行われない場合には、より正式なDemand Notice（督促状）を送付し、支払いを強く求めます。
Demand Noticeは、未払いの事実や支払期限、遅延損害金、今後取り得る対応などを正式に通知する文書です。将来的に法的措置へ進む可能性も考慮した書類であるため、事実を客観的かつ冷静に記載することが重要です。
この記事では、Demand Noticeの基本構成、実務で使えるテンプレート、督促の強さに応じた英語表現を紹介します。
Payment Reminderについては、下記の記事をご覧ください。
この記事の3行まとめ（AI要約）
- 未払いの事実・請求内容・新たな支払期限を明確に伝えるのが、Demand Noticeの基本構成です。
- 感情的にならず事実に基づいて冷静に通知することが、将来の法的措置も見据えたうえで重要です。
- Payment Reminder→Past Due Notice→Demand Noticeと段階的に表現を強めることが実務では一般的です。
督促状の基本構成
Demand Noticeでは、未払いの事実、請求内容、支払期限を明確に伝えることが重要です。感情的な表現は避け、事実に基づいて冷静かつ正式に通知します。
未払いの通知
冒頭では、支払いが確認できていないことを伝えます。
請求内容
請求書番号や金額、支払期限を明記し、相手が確認できるようにします。
新たな支払期限
さらに、新たな支払期限を設定します。
今後の対応
その期限までに支払いがない場合は遅延損害金や法的手続きを検討する可能性があることを通知します。
ただし、実際に適用できる内容は契約条件や現地法に従う必要があります。そのため、「契約条件に基づき」「必要に応じて法的措置を検討する」といった表現を用いるのが一般的です。
問い合わせ先
すでに支払い済みの場合には本通知を無視してよい旨を添え、問い合わせ先を記載して締めくくります。
実務で使えるテンプレート
DEMAND NOTICE
ABC Trading Co., Ltd.
1-2-3 Nihonbashi, Chuo-ku
Tokyo 100-1111, Japan
Phone: +81-3-1234-5678
June 15, 2026
Global Restaurant Supplies Inc.
333 Madison Avenue
New York, NY 10022
USA
Attention: Mr. Michael Brown
Dear Mr. Brown,
According to our records, payment for the invoice listed below remains outstanding.
Invoice Number: INV-2026-1458
Invoice Date: May 1, 2026
Amount Due: USD 4,850.00
The payment is now 30 days overdue.
If payment has already been made, please disregard this notice. Otherwise, we kindly request that the outstanding balance be paid by June 30, 2026.
Please note that late payment charges may be applied in accordance with our agreement. If payment is not received by the above date, we reserve the right to consider further collection procedures where permitted under the applicable agreement and law.
If you have any questions regarding this matter, please contact our Accounting Department.
Thank you for your prompt attention.
Sincerely,
Taro Suzuki
Accounting Manager
ABC Trading Co., Ltd.
強さの段階別表現
支払い督促では、いきなり強い表現を使うのではなく、支払い状況に応じて段階的に表現を強めることが重要です。最後まで感情的にならず、事実に基づいた文章を心掛けましょう。
第1段階：Payment Reminder（穏やかな催促）
支払期限を過ぎた直後は、入金忘れや事務処理の遅れも考えられるため、まずは穏やかな確認から始めます。
- This is a friendly reminder that payment is now due.
（お支払い期限となっておりますので、ご確認をお願いいたします。）- We would appreciate it if you could arrange payment at your earliest convenience.
（ご都合のよいタイミングでお支払いいただけますと幸いです。）
第2段階：Past Due Notice（期限超過の通知）
支払いが確認できない場合は、「期限を過ぎている」という事実を明確に伝えます。
- Our records indicate that your payment is now overdue.
（弊社記録では、お支払いが期限を過ぎています。）- The outstanding balance remains unpaid.
（未払い残高が残っています。）
outstanding＝未払いの、未処理の（英辞郎）
第3段階：Demand Notice（正式な督促）
ここでは正式な督促状として、支払期限を明示し、速やかな対応を求めます。
- We formally demand payment of the outstanding balance.
（未払い残高のお支払いを正式に請求いたします。）- Please ensure that payment is received by June 30, 2026.
（2026年6月30日までにご入金くださいますようお願いいたします。）
第4段階：法的措置に言及する表現
Demand Noticeでは、必要に応じて今後の対応に触れることもあります。ただし、実際に法的措置を講じることを断定するのではなく、「検討する権利を留保する」という表現が一般的です。
- We reserve the right to pursue further collection procedures.
（必要に応じて回収手続きを進める権利を留保いたします。）- Failure to remit payment may result in further action in accordance with our agreement and applicable law.
（お支払いいただけない場合は、契約および適用法令に基づき、必要な対応を検討する場合があります。）
failure to＝できなかったこと、しなかったこと（英辞郎）
まとめ
Demand Noticeは、Payment Reminderより一段階進んだ正式な督促状であり、未払いの事実や新たな支払期限を明確に通知する重要な文書です。相手に支払いを促すことが目的ですが、感情的な表現や威圧的な言い回しは避け、契約内容や事実に基づいて冷静に作成することが求められます。
また、法的措置に触れる場合も、「直ちに訴訟を起こす」と断定するのではなく、「契約および適用法令に基づき、必要な対応を検討する」といった表現を用いるのが実務的です。段階的な督促を行うことで取引先との関係にも配慮しつつ、適切な債権管理を進めることができます。
