ビジネスメールを英語で書くのは、書き方を覚えてさえしまえば思ったよりも簡単にできるようになるでしょう。
なぜなら、ビジネスメールの多くが決まりきった定形表現で出来ているからです。
日本語のビジネスメールでは、独特な丁寧表現を使ったり、相手を敬っていることを表現するために色んなルールがあるので、「ビジネスメール」と聞くだけで「難しそう」という印象を持たれることが多いです。
しかし、英語のビジネスメールでは「簡潔に」書かれることが多いので、日本人ビジネスパーソンが想像するよりも簡単だと感じやすいです。
この記事では、英語のビジネスメールでよく使われる決まりきった表現を紹介します。
この記事を読み終わるころには、英語のビジネスメールを書くのがグッと楽になっているのでぜひ最後まで読んでください。
英語のビジネスメール書き出しはこうだ
英語のビジネスメールでは、いきなり本題から書き出します。
日本語のビジネスメールでは「お世話になっております。」から書き出すのがマナーとなっていますが、英語のビジネスメールでは「ひと目で要件がわかる」ように、いきなり本題から書き出すわけですね。
よくある書き出しとしては以下の例文が挙げられます。
- Thank you very much for ～
～をありがとうございました。 - I’m reaching out to you because～
～という理由で連絡をしています。 - I’m writing to notify you of〜
〜についてご報告します。
順番に見ていきましょう。
〜をありがとうございました。
「先日はありがとうございました。」など、ビジネスシーンで協力してもらったり、素早く対応してもらったりした時に「ありがとうございました。」と感謝の気持ちを伝えるメールを送る場面は多いでしょう。
感謝の気持ちを伝える英語として「Thank you very much for ～」が使えます。
〜から先の部分に、何に対して感謝を伝えたいのかを書きましょう。
例文↓
- Thank you very much for your prompt response to my inquiry.
お問い合わせに迅速にご対応くださりありがとうございます。
〜という理由で連絡をしています。
英語のビジネスメールでは本題から書き出す性質上、「こういう理由で連絡をしています。」と、最初に明言できる英語フレーズを使いこなせると非常に便利です。
「〜という理由で連絡をしています。」は、英語のビジネスメール風に「I’m reaching out to you because～」と書くことができます。
例文↓
- I’m reaching out to you because I have some questions about the upcoming meeting agenda.
今後の会議の議題についていくつか質問があるため、ご連絡させていただきました。
Reach out（to you）はもともと「手を差し伸べる」という意味がありますが、転じて「連絡を取る」という意味でも使われることから、ビジネスメールでも「連絡を取る」の意味で使われるわけですね。
〜についてご報告します。
ビジネスシーンでは、密なコミュニケーションと情報共有が大事になる場面が多いです。
常に最新の情報を共有するため、「〜を報告します」というメールを送ることも多いでしょう。
「〜を報告します」はビジネスメール風に「I’m writing to notify you of〜」と英語で言うことができます。
例文↓
- I’m writing to notify you of the changes to the project timeline.
プロジェクトのタイムラインに変更があったことをお知らせするため、このメールをお送りしています。
「ご担当者様」を表す英語
ビジネスメールを送る際には、要件を取り扱う人に正しく届けるため「担当者」を明記します。
英文メールで「担当者」を書く場合は以下のようにします。
担当者がわかる場合
担当者がわかる場合、「Dear Mr. 男性,」や「Dear Ms. 女性,」のように、担当者個人の名前を明記します。
例↓
- Dear Mr. Johnson,
ジョンソン様（男性） - Dear Ms. Baker,
ベーカー様（女性）
ひと目で誰に宛てたメールなのかわかるようにすると、受け取る側もスムーズに対応できるためですね。
担当部署がわかる場合
担当の個人名まではわからないまでも、担当の部署がわかる場合は「Dear 部署名」と書くと良いでしょう。
例えば機械の仕様について聞きたい場合は「営業担当」もしくは「技術担当」などに連絡するのが妥当ですよね。
その場合、「Dear Sales department,」や「Dear technical department,」と、部署名を明記すれば、部署内から適任者が対応してくれるでしょう。
担当がわからない場合
担当者や担当の部署がわからない場合、「ご担当者さま」という形で書き出す場合もあるでしょう。
その場合は以下の表現が使えます。
- To whom it may concern,
ご担当者さま - Dear sir or madam,
ご担当者さま
どちらも「ご担当者様」という意味で使われます。
１．の例文では「To whom」で「〜などなたか」を意味し、「It may concern」が「これに関わる〜」を意味します。
直訳すると「これに関わるどなたかへ」となり、転じて「ご担当の方へ」という意味で使われているわけですね。
２．の例文は、Dearが「親愛なる」を意味する手紙やEメールの書き出しで、「sir or madam」は「男性、もしくは女性」を丁寧に表現した英語表現です。
メールを差し出している相手が男性か女性かわからないので、「どなたか」の意味で「sir or madam,」としているわけですね。
現在ではTo whomの方が主流ですが、どちらを使っても通じるでしょう。
英語メールの件名はどう書く？
英語で書くメールの件名は、先述した英文メールの「書き出し」よりも簡潔に書かれます。
例えば以下のような件名です。
- 感謝を伝える場合：Thank you for your participation to the meeting
会議へのご参加ありがとうございます - お祝いの意を伝える場合：Congratulations on your promotion
昇進おめでとうございます - お知らせ：Notification regarding our office relocation
事務所移転のお知らせ - お問い合わせ：Inquiry about the Invoice #12345
請求書番号12345についての問い合わせ
↑のように、ひと目でどんな要件であるかが伝わるように書くのがポイントです。
まとめ
この記事では、英語のビジネスメールを読む＆書くのがグッと楽になる頻出の役立ち表現を紹介しました。
ここまでお読みのあなたは、ビジネスメールで相手に「何を伝えたいのか」を「簡潔に」、「英語で」伝えるための役立ち表現を十分に知っているので、すんなりと英語のメールを理解したり書いたりすることができるでしょう。
この記事でお伝えした内容が、あなたの英語表現をより豊かにできれば幸いです。
