対面よりもさらに緊張してしまう！のが、電話の英語対応ではないでしょうか？顔見知りの外国人でも顔を合わせて喋るのとは違いますし、それがビジネスともなれば手に汗をかいてしまいますね。
しかし、抑えるべき定番フレーズを知っていれば混乱を避けることができます。
そこでこの記事では、英会話の電話に使える様々なフレーズをシーン別に紹介します。”電話は怖い”を克服していきましょう。
電話を受ける時
プライベートでもビジネスでもEメールやメッセージがメインになった感があるとはいえ、電話が消え去ったわけではありません。電話って嫌だな、といった自信のない英会話こそ、しっかり向き合って苦手意識を失くすことが大切です。
まずは、電話がかかってきて受けるシーンで使えるフレーズを紹介しましょう。
電話がかかってきたとき
名乗るとき、電話上では「this is」を使います。間違っても、自己紹介のようにI’m XX.にはしないでくださいね。
以下、例文で確認していきます。
Hello, this is XX.
訳）はい、XXです。
This is Masa speaking.
訳）こちらマサです。
電話の相手の名前を知りたいとき
Who’s calling, please?
訳）どちら様ですか？
Where are you calling from?
訳）どちらからおかけですか？
確認作業などで少し待ってもらいたいとき
電話で相手に待ってもらいたいときは、holdまたはhold the lineがキーになります。holdには「電話を切らずに待つ」というダイレクトな意味があるからです。
Could you please hold the line?
訳）少々お待ちいただけますか？
Do you mind holding while I check?
訳）確認する間、ちょっと待ってもらえますか？
Thank you for holding.
訳）お待たせしました。
電話が聞こえづらいとき
Can you hear me?
訳）聞こえますか？
I can’t hear you. Can you speak louder?
訳）ちょっと聞こえにくいです。もう少し大きな声で話してくれますか？
電話を終わるとき
Thank you for your call.
訳）お電話ありがとうございました。
Speak to you soon.
訳）それではまた。
電話をかける時
次は、電話をかける側が使える英会話フレーズをみていきましょう。
電話に相手がでたとき
Hello, this is XX.
訳）XXです。
I would like to speak to Mrs. XXX. Is she available?
訳）XXXさんをお願いしたいのですが、いらっしゃいますか？
話したい人が不在のとき
When is she going to be back?
訳）彼女はいつ頃お戻りですか？
Could you tell her to call me back? My number is 12345.
訳）折り返し電話が欲しいと伝えていただけますか？私の電話番号は12345になります。
Can I leave a message?
訳）メッセージをお伝えいただけますか？
留守番電話メッセージを残す
電話をかけたら留守電というパターンもあります。そんなときでも焦って早口にならないで済むよう、定番のフレーズがどのようなものか紹介します。
「Please leave a message」の後にピーと音声が鳴ったら話し始めましょう。
Hi, this is XX. I wanted to talk about this weekend. My number is 12345. Please call me back.
訳）XXです。週末のことでお話ししたかったのですが。私の電話番号は12345です。折り返しお電話ください。
初心者はとりあえず、
- 自分の名前を名乗り
- 電話をかけた理由を簡単に伝える
- 電話番号とともに折り返し電話が欲しいことを残す。
シンプルにこれらだけ言い、あとは相手から電話がかかってくるのを待ちます。
電話対応に困るケース
電話の相手とのやりとりには対応に困ってしまうことが発生しかねません。ここでも、定番フレーズを覚え、内容が分からないうちに電話が切れるというトラブルを避けましょう。
相手の話すスピードが早い、聞き取りにくいとき
Could you please speak slower?
訳）もう少しゆっくり話してもらえますか？
Could you please speak louder?
訳）もう少し大きな声で話してもらえますか？
Could you say that again?
訳）もう一度言ってもらえますか？
相手の名前が聞きとれない
数回聞いても相手の名前が聞きとれず焦りまくることがあります。自分の聞き取りの力だけでなく、相手の発音がクリアでない場合もあります。How do you spell it?（スペルを教えてください。）と聞くのもアイデアですが、それでもMなのかNかが聞こえないこともあります。
そんなときにぜひ知っておきたいのが「フォネティックコード」です。例えば、M for Mike, N for Novemberのようにアルフベットを単語を言い表すことができるのです。
Is it M for Mike?
訳）マイクのMですか？
自分で聞き取りが難しいアルファベットに限って、フォネティックコードを事前に調べておくのも手でしょう。
ビジネスシーンでの電話応対
ビジネスのシーンでは、XXには名前を入れ、企業や部署名を伝えたいときにはfromを使います。
電話を受けるとき
Hello, this is Masa from XXX company.
訳）はい、XXX会社のマサです。
Hello, thank you for calling XX.
訳）はい、XXにお電話ありがとうございます。
May I help you? / How can I help you?
訳）ご用件を伺いましょうか？
電話をかけるとき
Hello, this is Honda from XX company.
訳）XX会社の本多です。
I would like to speak to the person in charge of marketing, please.
訳）マーケティング担当の方をお願いしたいのですが。
他の人へつなぐとき
自分が受けた電話を担当者へ転送するシーンはよくありますね。put throughとconnectを覚えればしっかり対応できます。
I’ll put you through.
訳）お繋ぎします。
I’ll connect you.
訳）おつなぎします。
担当者が電話に出られないとき
担当者に繋げないときにはもう一度電話を入れてもらうか、折り返しこちらからするかを聞いて対応しましょう。
I’m afraid but Mr. XX is not available at the moment. He is in a meeting until 2pm.
訳）申し訳ございませんが、XX氏は現在不在です。14時まで会議となっています。
Would you like to call him back again?
訳）もう一度おかけになりますか？
Shall I have him call you later?
訳）彼に後で電話させましょうか？
Would you like to leave a message?
訳）メッセージを残されますか？
May I take a message?
訳）メッセージをいただきましょうか？
Is there anything else I can help with?
訳）他に何かございますか？
まとめ
パニックになりやすい英語の電話対応について覚えておきたい定番フレーズを紹介しました。たくさん紹介しましたので脳が英語モードになりましたか？
英語の電話応対ではHello, this is XX.で名前を名乗るところは確実にし、徐々に様々なシーンに対応できるようにしていきましょう。皆さんの英語の苦手が一つでもなくなっていけば嬉しいです。
