対面よりもさらに緊張してしまう！のが、電話の英語対応ではないでしょうか？顔見知りの外国人でも顔を合わせて喋るのとは違いますし、それがビジネスともなれば手に汗をかいてしまいますね。
しかし、抑えるべき定番フレーズを知っていれば混乱を避けることができます。
そこでこの記事では、英会話の電話に使える様々なフレーズをシーン別に紹介します。”電話は怖い”を克服していきましょう。
電話を受ける時
プライベートでもビジネスでもEメールやメッセージがメインになった感があるとはいえ、電話が消え去ったわけではありません。電話って嫌だな、といった自信のない英会話こそ、しっかり向き合って苦手意識を失くすことが大切です。
まずは、電話がかかってきて受けるシーンで使えるフレーズを紹介しましょう。
電話がかかってきたとき
名乗るとき、電話上では “this is” を使います。間違っても、自己紹介のように “I’m XX.”にはしないでくださいね。
以下、例文で確認していきます。
Hello, this is XX.
訳）はい、XXです。
This is Masa speaking.
訳）こちらマサです。
電話の相手の名前を知りたいとき
Who’s calling, please?
訳）どちら様ですか？
Where are you calling from?
訳）どちらからおかけですか？
確認作業などで少し待ってもらいたいとき
電話で相手に待ってもらいたいときは、holdまたはhold the lineがキーになります。holdには「電話を切らずに待つ」というダイレクトな意味があるからです。
Could you please hold the line?
訳）少々お待ちいただけますか？
Do you mind holding while I’m checking?
訳）確認する間、ちょっと待ってもらえますか？
Thank you for holding.
訳）お待たせしました。
電話が聞こえづらいとき
Can you hear me?
訳）聞こえますか？
I can’t hear you. Can you speak louder?
訳）ちょっと聞こえにくいです。もう少し大きな声で話してくれますか？
電話を終わるとき
Thank you for your call.
訳）お電話ありがとうございました。
Speak to you soon.
訳）それではまた。
電話をかける時
次は、電話をかける側が使える英会話フレーズをみていきましょう。
電話に相手がでたとき
Hello, this is XX.
訳）XXです。
I would like to speak to Mrs. XXX. Is she available?
訳）XXXさんをお願いしたいのですが、いらっしゃいますか？
Yes. Hold on a second.
訳）はい、少しお待ちください。
話したい人が不在のとき
When is she going to be back?
訳）彼女はいつ頃お戻りですか？
Could you tell her to call me back? My number is 12345.
訳）折り返し電話が欲しいと伝えていただけますか？私の電話番号は12345になります。
I got your number. I will tell her.
訳）分かりました。伝えます。
Can I leave a message?
訳）メッセージを残してもいいですか？
Sure. Go ahead.
訳）もちろん。どうぞ。
I would like him to call me back as soon as possible.
訳）彼にできるだけ早く私に電話を掛けなおしてほしいです。
I will tell him to do so.
訳）彼にそうするように伝えます。
留守番電話メッセージを残す
電話をかけたら留守電というパターンもあります。そんなときでも焦って早口にならないで済むよう、定番のフレーズがどのようなものか紹介します。
“Please leave a message after the beep.” といる留守番メッセージの後、ピーと音声が鳴ったら話し始めましょう。
Hi, this is XX. I’ve wanted to talk about this weekend. My number is 12345. Please call me back.
訳）XXです。週末のことでお話ししたかったのですが。私の電話番号は12345です。折り返しお電話ください。
初心者はとりあえず、
- 自分の名前を名乗り
- 電話をかけた理由を簡単に伝える
- 電話番号とともに折り返し電話が欲しいことを残す。
シンプルにこれらだけ言い、あとは相手から電話がかかってくるのを待ちます。
留守番電話に英語でメッセージを残せて、相手から折り返し電話がかかってきたら、自分の英語メッセージがうまく伝わったんだと実感できて、うれしいですね。
英語の留守電になっていても臆することなく、英語で留守電メッセージが残せるように、訓練しておきましょう。
電話対応に困るケース
電話の相手とのやりとりには対応に困ってしまうことが発生しかねません。ここでも、定番フレーズを覚え、内容が分からないうちに電話が切れるというトラブルを避けましょう。
相手の話すスピードが早い、聞き取りにくいとき
Could you please speak more slowly?
訳）もっとゆっくり話してもらえますか？
Could you please speak louder?
訳）もっと大きな声で話してもらえますか？
Could you say that again, please?
訳）もう一度言ってもらえますか？
相手の名前が聞きとれない
数回聞いても相手の名前が聞きとれず焦りまくることがあります。自分の聞き取りの力だけでなく、相手の発音がクリアでない場合もあります。How do you spell it?（スペルを教えてください。）と聞くのもアイデアですが、それでもMなのかNかが聞こえないこともあります。
そんなときにぜひ知っておきたいのが「フォネティックコード」です。例えば、M for Mike, N for Novemberのようにアルフベットを単語を言い表すことができるのです。
Is it M for Mike?
訳）マイクのMですか？
自分で聞き取りが難しいアルファベットに限って、フォネティックコードを事前に調べておくのも手でしょう。
英語ネイティブは、単語のスペルを正確に相手に伝えるために、フォネティックコードを使ってスペルを伝えてくることが多いです。
ビジネスシーンでの電話応対
ビジネスのシーンでは、XXには名前を入れ、企業や部署名を伝えたいときにはfromを使います。
電話を受けるとき
Hello, this is Masa from XXX company.
訳）はい、XXX会社のマサです。
Hello, thank you for calling XX.
訳）はい、XXにお電話ありがとうございます。
May I help you? / How can I help you?
訳）ご用件を伺いましょうか？
電話をかけるとき
Hello, this is Honda from XX company.
訳）XX会社の本多です。
I would like to speak to the person in charge of marketing, please.
訳）マーケティング担当の方をお願いしたいのですが。
他の人へつなぐとき
自分が受けた電話を担当者へ転送するシーンはよくありますね。”put through”と”connect”を覚えればしっかり対応できます。
I’ll put you through.
訳）お繋ぎします。
I’ll connect you.
訳）おつなぎします。
担当者が電話に出られないとき
担当者に繋げないときにはもう一度電話を入れてもらうか、折り返しこちらからするかを聞いて対応しましょう。
I’m afraid that Mr. XX is not available at the moment. He will be in a meeting until 2pm.
訳）申し訳ございませんが、XX氏は現在電話に出られません。午後2時まで会議となっています。
Would you like to call him back again?
訳）もう一度おかけになりますか？
Or shall I have him call you later?
訳）それとも彼に後で電話させましょうか？
Well, I would like him to call me back.
訳）彼に私にかけなおしてほしいです。
Aさんの最初の応答で、「現在電話に出られない」と伝えるのに、”is not available at the moment”を使っています。「電話に出られない、対応できない」と伝えるのに、”is not available“は本当によく使われます。
「午後2時まで会議です」と言いたい場合、”will be in a meeting until 2 p.m.”として、”will”を入れるのを忘れないようにしましょう。
Would you like to leave a message?
訳）メッセージを残されますか？
May I take a message?
訳）メッセージを承りましょうか？
Is there anything else I can help you with?
訳）他に何かございますか？
電話応対で聞き取りづらい数字
電話応対で使える英語表現について、実際の会話文を挙げて解説してきましたが、最後に電話応対で聞き取りづらい数字に触れておきます。
英語のノンネイティブの方の中には、13 と 30、14と40、15と50、16と60、17と70、18と80、19と90の発音が正確に聞き取りづらいと感じる方がおられます。英語のリスニングテストでも、その違いを聞き取れているかチェックする問題もあります。
13 (thirteen) と 30 (thirty)
14 (fourteen)と40 (forty)
15 (fifteen)と50 (fifty)
16 (sixteen)と60 (sixty)
17 (seventeen) と70 (seventy)
18 (eighteen)と80 (eighty)
19 (nineteen)と90 (ninety)
13から19までの数字では、各単語の後ろのtéenのところにアクセントがあります。それに対して、30～90は、最初の母音にアクセントがあります。
アクセントの位置を意識してこれらの数字を聞き取れば、混同せずに正確に聞き取れるようになりますよ。英語を使った仕事に携わっていると、電話での英語応対もしなくてはなりませんし、数字を正確に聞き取ることも重要になってきます。
まとめ
いかがでしたか。パニックになりやすい英語の電話対応について覚えておきたい定番フレーズを紹介しました。たくさん紹介しましたので脳が英語モードになりましたか？
英語の電話応対ではHello, this is XX.で名前を名乗るところは確実にし、徐々に様々なシーンに対応できるようにしていきましょう。皆さんの英語の苦手が一つでもなくなっていけば嬉しいです。
